Ile kosztuje Executive Search w Polsce w 2026 roku? Success Fee, Retainer i realny ROI

Autor: Jacek Płuciennik, be5 GROUP Executive Search Polska

Data publikacji: 18 lipca 2026

Szacowany czas czytania: 9 minut

Ile kosztuje Executive Search w Polsce?

Executive Search w Polsce kosztuje najczęściej od 20% do 33% rocznego wynagrodzenia brutto zatrudnianego kandydata. Wysokość honorarium zależy jednak od modelu współpracy, poziomu stanowiska, trudności projektu, branży, dostępności kandydatów oraz zakresu odpowiedzialności firmy prowadzącej proces.

Najwyższe stawki dotyczą zwykle stanowisk o strategicznym znaczeniu dla organizacji. W takich procesach koszt błędnej decyzji personalnej, przedłużającego się wakatu lub braku właściciela wyniku może wielokrotnie przewyższyć wynagrodzenie partnera Executive Search.

Dlatego pytanie nie powinno brzmieć wyłącznie: „Ile kosztuje Executive Search?”. Zarząd powinien również ustalić, ile organizację kosztuje każdy miesiąc funkcjonowania bez właściwego lidera oraz jak duże ryzyko wiąże się z wyborem niewłaściwej osoby.

Najkrótsza odpowiedź: koszt Executive Search należy porównywać nie ze standardowym ogłoszeniem rekrutacyjnym, lecz z kosztem wakatu, błędnej decyzji personalnej oraz utraconych możliwości biznesowych.

Dla jakich stanowisk najczęściej wykorzystuje się Executive Search?

Executive Search w Polsce jest najczęściej wykorzystywany przy pozyskiwaniu osób na stanowiska o znaczącym wpływie na wynik, ciągłość działania, bezpieczeństwo operacyjne lub realizację strategii.

Dotyczy to między innymi takich ról jak:

• Dyrektor Produkcji,
• Plant Manager,
• CFO,
• COO,
• Dyrektor Zarządzający,
• Członek Zarządu,
• CEO,
• Dyrektor Sprzedaży,
• Dyrektor Operacyjny,
• lider transformacji lub restrukturyzacji.

W przypadku takich stanowisk sam dostęp do kandydatów nie wystarcza. Proces powinien obejmować diagnozę potrzeby biznesowej, określenie mandatu roli, mapowanie rynku, bezpośrednie dotarcie do kandydatów pasywnych oraz ocenę ryzyka związanego z decyzją.

Przykładowe koszty Executive Search

Poniższe wyliczenia mają charakter orientacyjny. Pokazują, jak może wyglądać honorarium obliczane jako procent rocznego wynagrodzenia brutto kandydata. Nie stanowią cennika ani wiążącej oferty.

Dyrektor Produkcji

Przykładowe wynagrodzenie roczne: 240 000 zł

Orientacyjny koszt Executive Search: 48 000–79 200 zł

Plant Manager

Przykładowe wynagrodzenie roczne: 260 000 zł

Orientacyjny koszt Executive Search: 52 000–85 800 zł

CFO

Przykładowe wynagrodzenie roczne: 360 000 zł

Orientacyjny koszt Executive Search: 72 000–118 800 zł

COO

Przykładowe wynagrodzenie roczne: 400 000 zł

Orientacyjny koszt Executive Search: 80 000–132 000 zł

Dyrektor Zarządzający

Przykładowe wynagrodzenie roczne: 300 000 zł

Orientacyjny koszt Executive Search: 60 000–99 000 zł

Członek Zarządu

Przykładowe wynagrodzenie roczne: 500 000 zł

Orientacyjny koszt Executive Search: 100 000–165 000 zł

Ostateczna cena zależy między innymi od poziomu stanowiska, dostępności właściwych osób, konieczności przeprowadzenia poufnego mapowania rynku, skali bezpośredniego dotarcia do kandydatów pasywnych, zakresu oceny kompetencji oraz modelu odpowiedzialności partnera za rezultat.

W przypadku ról, na które właściwi kandydaci zwykle nie odpowiadają na ogłoszenia, kluczowe znaczenie ma bezpośrednie dotarcie do kandydatów pasywnych i liderów C-Level.

Koszt projektu to tylko część rachunku

Doświadczeni właściciele firm i zarządy coraz rzadziej analizują wyłącznie wysokość honorarium firmy Executive Search. Znacznie częściej porównują koszt projektu z kosztem braku decyzji, przedłużającego się wakatu, utraconych korzyści oraz ryzyka niewłaściwego zatrudnienia.

Jeżeli stanowisko pozostaje nieobsadzone przez kilka miesięcy, firma może pozornie oszczędzać wynagrodzenie, a jednocześnie tracić marżę, tempo projektów, klientów oraz zdolność do podejmowania decyzji. Dlatego przed oceną ceny usługi warto sprawdzić, jak policzyć rzeczywisty koszt wakatu.

W praktyce może się okazać, że znacznie droższe od samego projektu jest kolejne 30, 60 lub 90 dni działania bez właściciela wyniku. Pokazuje to również porównanie kosztu wakatu z kosztem Executive Search.

Executive Search należy więc postrzegać nie tylko jako usługę rekrutacyjną. W przypadku stanowisk krytycznych jest to narzędzie ograniczania ryzyka biznesowego poprzez pozyskanie właściwego człowieka.

Czym jest Executive Search?

Executive Search to proces pozyskiwania liderów i ekspertów na stanowiska o strategicznym znaczeniu dla organizacji. W przeciwieństwie do klasycznej rekrutacji proces nie polega na opublikowaniu ogłoszenia i oczekiwaniu na zgłoszenia.

Firma Executive Search identyfikuje organizacje i osoby posiadające odpowiednie doświadczenie, przeprowadza mapowanie rynku, dociera bezpośrednio do kandydatów oraz ocenia ich kompetencje, motywację i dopasowanie do mandatu biznesowego roli.

Właściwie przeprowadzony proces powinien odpowiedzieć nie tylko na pytanie: „Kto może objąć stanowisko?”, ale przede wszystkim: „Kto będzie w stanie rozwiązać konkretny problem biznesowy i przejąć odpowiedzialność za wynik?”.

Więcej o tym modelu przeczytasz w przewodniku czym jest Executive Search i kiedy warto go wykorzystać.

Od czego zależy cena Executive Search?

Na ostateczny koszt procesu wpływają przede wszystkim:

• poziom i znaczenie stanowiska,
• wysokość wynagrodzenia kandydata,
• trudność projektu,
• liczba potencjalnych kandydatów,
• konkurencja o właściwe osoby,
• wymagany poziom poufności,
• specjalizacja branżowa,
• zakres mapowania rynku,
• liczba krajów lub regionów objętych poszukiwaniem,
• zakres oceny kompetencji i motywacji,
• odpowiedzialność partnera za rezultat.

Znaczenie ma również to, czy organizacja ma precyzyjnie zdefiniowany mandat roli. Jeżeli zarząd i HR szukają różnych kompetencji albo odmiennie rozumieją cel stanowiska, pierwszym etapem powinno być uporządkowanie potrzeby biznesowej. Bez tego nawet szerokie mapowanie rynku może prowadzić do prezentowania kandydatów, którzy nie rozwiązują właściwego problemu.

Success Fee, Retainer czy model hybrydowy?

Na rynku najczęściej spotykane są trzy modele rozliczeń. Wybór właściwego rozwiązania zależy od poziomu stanowiska, poufności projektu, jego trudności oraz zakresu odpowiedzialności partnera.

Model Success Fee

W modelu Success Fee firma rekrutacyjna otrzymuje wynagrodzenie po zatrudnieniu kandydata. Honorarium może wynosić od około 15% do 30% rocznego wynagrodzenia brutto, zależnie od stanowiska i zakresu usługi.

Jeżeli roczne wynagrodzenie Dyrektora Produkcji wynosi 360 000 zł, orientacyjne honorarium może znaleźć się w przedziale od 54 000 do 108 000 zł.

Najważniejsze zalety:

• ograniczone ryzyko finansowe na początku współpracy,
• duża część wynagrodzenia powiązana z rezultatem,
• prosty i czytelny model rozliczenia.

Najważniejsze ograniczenie: nie każda firma realizuje najbardziej wymagające, długotrwałe lub poufne projekty wyłącznie w modelu Success Fee.

Model Retainer

Retainer jest stosowany przede wszystkim przy projektach dotyczących zarządów, CEO, CFO, sukcesji, poufnej wymiany lidera oraz międzynarodowych procesów Executive Search.

Wynagrodzenie jest najczęściej podzielone na etapy, na przykład:

• część przy rozpoczęciu projektu,
• część po przedstawieniu shortlisty,
• część po zakończeniu procesu albo zatrudnieniu kandydata.

Najważniejsze zalety:

• pełne zaangażowanie partnera od początku projektu,
• głębsze mapowanie rynku,
• możliwość prowadzenia poufnego procesu,
• systematyczne dotarcie do kandydatów pasywnych,
• większa przewidywalność działań.

Model hybrydowy

Model hybrydowy łączy część elementów Success Fee i Retainera. Część wynagrodzenia jest płatna przy rozpoczęciu projektu, a pozostała po osiągnięciu uzgodnionego rezultatu.

Takie rozwiązanie może sprawdzić się w rekrutacji liderów średniego i wyższego szczebla, gdy projekt wymaga dedykowanego mapowania rynku, ale organizacja chce pozostawić istotną część wynagrodzenia powiązaną z wynikiem.

Sam model rozliczenia nie przesądza jednak o skuteczności. Ważniejsze jest to, czy partner rozumie problem biznesowy, potrafi dotrzeć do właściwego rynku kandydatów i bierze odpowiedzialność za jakość rekomendacji.

Koszt błędnej rekrutacji lidera

To obszar, w którym wiele organizacji analizuje wyłącznie wysokość honorarium, ignorując finansowe konsekwencje niewłaściwej decyzji.

Jeżeli organizacja zatrudnia CFO z rocznym pakietem wynagrodzeń wynoszącym 500 000 zł, koszty nieudanego zatrudnienia mogą obejmować nie tylko wypłacone wynagrodzenie i ewentualną odprawę. Do rachunku należy doliczyć błędne decyzje, ponowną rekrutację, spadek produktywności, utratę kluczowych pracowników oraz opóźnienie projektów strategicznych.

W zależności od skali odpowiedzialności i czasu pozostawania osoby na stanowisku całkowity koszt może stanowić wielokrotność rocznego wynagrodzenia. Nie jest to jednak stały mnożnik dla każdej organizacji. Każdy przypadek należy policzyć na podstawie realnego wpływu roli na wynik, kapitał, klientów i ciągłość działania.

Więcej o elementach tego rachunku przeczytasz w analizie pokazującej, ile naprawdę kosztuje błędna rekrutacja managera.

Dlatego skuteczność Executive Search nie powinna być oceniana wyłącznie przez liczbę przedstawionych CV. Celem jest ograniczenie prawdopodobieństwa drogiej decyzji personalnej, a nie zwiększenie liczby dostępnych kandydatów.

Koszt wakatu może być wyższy niż cena procesu

Brak CFO, Dyrektora Produkcji czy Plant Managera oznacza więcej niż nieobsadzone miejsce w strukturze. Organizacja traci właściciela decyzji, a odpowiedzialność za wynik zostaje rozdzielona pomiędzy osoby, które mają już własne cele i zespoły.

Konsekwencjami mogą być:

• opóźnione decyzje,
• przeciążenie zarządu,
• utrata odpowiedzialności za wynik,
• niższa efektywność operacyjna,
• pogorszenie jakości,
• utrata klientów,
• niewykorzystane możliwości biznesowe.

W wielu firmach miesięczna wartość takich strat może przewyższać całkowity koszt projektu Executive Search. Właśnie dlatego decyzja o uruchomieniu procesu powinna wynikać z porównania dwóch kwot: kosztu rozwiązania oraz kosztu dalszego funkcjonowania bez właściwej osoby.

Dobrym przykładem jest przypadek, w którym 37 dni bez decyzji kosztowało więcej niż cały projekt Executive Search.

Inny mechanizm pokazuje historia organizacji, dla której Executive Search początkowo wydawał się zbyt drogi, ale po sześciu miesiącach koszt wakatu zmienił ocenę tej decyzji.

Jak policzyć ROI Executive Search?

ROI procesu rekrutacyjnego nie powinno być liczone wyłącznie jako różnica pomiędzy honorarium partnera a wynagrodzeniem kandydata. Wartością projektu jest przede wszystkim wpływ właściwej osoby na wynik organizacji oraz ograniczenie czasu, przez który firma finansuje brak decyzji.

Załóżmy, że projekt Executive Search kosztuje 70 000 zł. Nowy Dyrektor Produkcji w ciągu pierwszego roku poprawia OEE, redukuje poziom braków, obniża koszty nadgodzin i zwiększa terminowość dostaw.

W zakładzie produkcyjnym o przychodach 200 mln zł nawet niewielka poprawa efektywności może mieć istotny wpływ na wynik operacyjny. Skala efektu zależy jednak od sytuacji wyjściowej, mandatu stanowiska oraz możliwości wdrożenia zmian. Nie należy zakładać automatycznie, że pojedyncze zatrudnienie wygeneruje określoną kwotę.

Najbardziej użyteczny model ROI obejmuje:

• koszt projektu Executive Search,
• koszt każdego miesiąca wakatu,
• liczbę tygodni, o które skrócono wakat,
• wartość ograniczonego ryzyka,
• wpływ nowego lidera na ustalone wskaźniki biznesowe,
• koszty wdrożenia i czas potrzebny na osiągnięcie pełnej efektywności.

Praktyczny przykład tego podejścia pokazuje case study ograniczenia kosztu wakatu Dyrektora Produkcji o 260 000 zł.

Na tym tle koszt projektu staje się inwestycją wtedy, gdy właściwy człowiek szybciej przejmuje odpowiedzialność za wynik niż organizacja byłaby w stanie osiągnąć samodzielnie.

Jak wybrać partnera Executive Search?

Wybór partnera nie powinien opierać się wyłącznie na wysokości procentowego honorarium. Tańszy model nie musi oznaczać niższego całkowitego kosztu, jeżeli proces trwa dłużej, nie obejmuje właściwego rynku albo kończy się rekomendacją osób niedopasowanych do rzeczywistego problemu.

Przed rozpoczęciem współpracy warto zadać następujące pytania:

1. Czy partner rozumie problem biznesowy organizacji?
2. Czy potrafi ustalić wpływ stanowiska na wynik?
3. Czy prowadzi realne mapowanie rynku?
4. Czy bezpośrednio dociera do kandydatów pasywnych?
5. Czy ocenia motywację oraz ryzyko wycofania się kandydata?
6. Czy potrafi zakwestionować nierealistyczne założenia dotyczące roli?
7. Czy wspiera zarząd i HR w zdefiniowaniu mandatu stanowiska?
8. Czy potrafi prowadzić dyskretny i poufny proces?
9. Czy mierzy skuteczność jakością decyzji, a nie liczbą przedstawionych CV?

Jeżeli rozmowa dotyczy wyłącznie liczby kandydatów i wysokości prowizji, prawdopodobnie nie jest to jeszcze rozmowa o ograniczaniu ryzyka biznesowego.

Szerzej opisujemy ten temat w przewodniku pokazującym, jak wybrać partnera do rekrutacji managerów i specjalistów.

Warto również zobaczyć case study pokazujące, dlaczego klient wybrał be5 GROUP zamiast dużej firmy rekrutacyjnej.

Najczęstsze pytania o cenę Executive Search

Ile kosztuje Executive Search w Polsce?

Najczęściej od około 20% do 33% rocznego wynagrodzenia brutto zatrudnianego lidera. W niektórych projektach realizowanych w modelu Success Fee honorarium może zaczynać się od około 15%. Ostateczna cena zależy od poziomu stanowiska, modelu współpracy, trudności projektu, poufności i zakresu odpowiedzialności partnera.

Czy Executive Search jest droższy od standardowej rekrutacji?

Zwykle tak, ponieważ obejmuje mapowanie rynku, bezpośrednie dotarcie do kandydatów, ocenę kompetencji oraz prowadzenie procesu z osobami, które aktywnie nie szukają pracy. Koszt projektu powinien być jednak porównywany z kosztem błędnej rekrutacji oraz długotrwałego wakatu.

Co jest lepsze: Success Fee czy Retainer?

To zależy od poziomu stanowiska, trudności projektu, oczekiwanej poufności oraz sytuacji rynkowej. Przy rolach strategicznych, sukcesyjnych i zarządczych częściej stosuje się Retainer. Model Success Fee może być właściwy dla procesów, w których możliwe jest jednoznaczne ustalenie wyniku oraz rozłożenie ryzyka w inny sposób.

Jak mierzyć ROI Executive Search?

Przez czas skrócenia wakatu, ograniczenie ryzyka błędnej decyzji oraz wpływ nowego lidera na uzgodnione wskaźniki, takie jak EBITDA, OEE, produktywność, jakość, przepływy pieniężne, terminowość dostaw albo realizacja strategii.

Kiedy warto skorzystać z Executive Search?

Gdy stanowisko ma istotny wpływ na wynik finansowy, bezpieczeństwo organizacji, relacje z kluczowymi klientami, ciągłość operacyjną lub realizację strategicznych celów, a właściwi kandydaci nie są osiągalni za pomocą standardowego ogłoszenia.

W takich sytuacjach właściwym rozwiązaniem może być poufny Executive Search kadry zarządzającej i liderów odpowiedzialnych za wynik.

Wniosek dla zarządu

Najdroższym elementem Executive Search nie jest honorarium partnera. Najdroższy może być miesiąc działania bez właściciela wyniku albo decyzja personalna, której skutki firma będzie naprawiać przez kolejny rok.

Organizacje analizujące wyłącznie cenę usługi często pomijają koszt wakatu, opóźnionych decyzji, przeciążenia pozostałych liderów oraz utraconych korzyści.

Dlatego skuteczny Executive Search należy traktować jako narzędzie ograniczania ryzyka biznesowego poprzez pozyskanie właściwego człowieka. Jego wartość nie wynika z liczby przedstawionych CV, lecz z jakości decyzji oraz czasu, w którym właściwa osoba przejmuje odpowiedzialność za wynik.

Jeżeli proces rekrutacji C-Level, dyrektora lub kluczowego managera utknął w miejscu, a organizacja nie zna pełnego kosztu dalszego wakatu, warto rozpocząć od poufnej diagnozy problemu, kosztu zaniechania i realnej sytuacji na rynku kandydatów.