37 dni bez decyzji droższe niż Executive Search

37 dni bez decyzji kosztowało więcej niż cały projekt executive search. Case study: koszt wakatu, który obciążył EBITDA zakładu i zatrzymał inwestycję.

Autor: Jacek Płuciennik

Data: 10 września 2026

Czas czytania: 6 min

Zdanie „37 dni bez decyzji kosztowało więcej niż cały projekt executive search” nie jest figurą retoryczną. To bilans sytuacji w zakładzie produkcyjnym, w którym wakat na poziomie zarządczym początkowo potraktowano jako temat HR. Dopiero po kilku tygodniach zarząd zobaczył, że brak jednej decyzji personalnej wpływa na terminy, marżę, klientów i plan inwestycyjny.

Problem nie polegał na tym, że firma nie miała ludzi. Nie brakowało też osób, które tymczasowo przejmowały część obowiązków. Problem polegał na tym, że nikt nie miał pełnego mandatu do zatrzymania nieopłacalnych działań, uporządkowania priorytetów produkcyjnych i podjęcia odpowiedzialności za wynik operacyjny zakładu.

Wakat, który przestał być problemem HR

Firma działała w produkcji komponentów dla przemysłu. Jeden zakład odpowiadał za istotną część wolumenu grupy, a jego wyniki bezpośrednio wpływały na realizację kontraktów z kluczowymi odbiorcami. Po odejściu dyrektora operacyjnego odpowiedzialność podzielono między Dyrektora Produkcji, CFO oraz członka zarządu nadzorującego biznes.

Na papierze rozwiązanie miało sens. Organizacja nie została bez ludzi, produkcja nie zatrzymała się, a zarząd chciał uniknąć pochopnego ruchu. W praktyce powstał model rozproszonej odpowiedzialności. Każdy zarządzał swoim fragmentem problemu, lecz nikt nie zarządzał wynikiem zakładu jako całością.

Dyrektor Produkcji koncentrował się na utrzymaniu ciągłości i realizacji planu. CFO pilnował kosztów oraz płynności. Zarząd oczekiwał, że sytuacja jest przejściowa i rynek sam dostarczy właściwe rozwiązanie. Tymczasem rosła liczba eskalacji, decyzje o zmianach planu produkcji trwały za długo, a część tematów jakościowych odkładano, ponieważ brakowało osoby zdolnej rozstrzygnąć konflikt między kosztem, terminem i ryzykiem dla klienta.

To częsty błąd w firmach przemysłowych. Wakat na stanowisku krytycznym biznesowo bywa oceniany przez pryzmat kosztu zatrudnienia. Znacznie rzadziej mierzy się koszt braku właściciela wyniku.

Ile kosztowało 37 dni bez decyzji?

Po 37 dniach zarząd zlecił wewnętrzne podsumowanie skutków. Nie chodziło o szukanie winnego, ale o ustalenie, gdzie faktycznie powstała strata. Obraz był jednoznaczny.

W tym okresie zakład poniósł wyższe koszty pracy związane z nadgodzinami i zmianami planu. Dwie decyzje zakupowe przesunięto, bo nie było komu zatwierdzić ich w odniesieniu do długoterminowej wydajności linii. Jeden z odbiorców ograniczył krótkoterminowo wolumen, widząc niestabilność realizacji. Dodatkowo członkowie zarządu i kadra funkcjonalna poświęcili dziesiątki godzin na operacyjne gaszenie tematów, które normalnie należały do lidera zakładu.

Najbardziej kosztowny nie był jednak pojedynczy wydatek. Była nim utrata tempa. Firma miała zaplanowane zwiększenie mocy produkcyjnych, ale inwestycję przesunięto, ponieważ nikt nie chciał podejmować decyzji bez osoby, która później weźmie odpowiedzialność za jej wdrożenie i wynik.

Szacowany koszt wakatu obejmował nie tylko nadgodziny, korekty harmonogramów i presję cenową ze strony klienta. Obejmował również utraconą marżę na niewykorzystanym potencjale, opóźniony efekt inwestycji i czas zarządu wyjęty z działań rozwojowych. W zestawieniu z tymi pozycjami koszt projektu Executive Search był niewielki.

„Firmy rzadko przegrywają przez brak kandydatów. Znacznie częściej przegrywają przez zbyt późne decyzje personalne.” - Jacek Płuciennik

Dlaczego wcześniejsze działania nie zadziałały

Firma próbowała najpierw rozwiązać sytuację własnymi siłami. Rozważano awans wewnętrzny, rozszerzenie obowiązków obecnego lidera produkcji oraz przeczekanie okresu zwiększonego obciążenia. Każda z tych opcji była racjonalna, ale żadna nie odpowiadała na rzeczywisty problem.

Awans wewnętrzny oznaczałby osłabienie obszaru, który już pracował pod presją. Rozszerzenie odpowiedzialności Dyrektora Produkcji mogło poprawić kontrolę nad halą, ale nie dawało kompetencji i mandatu potrzebnych do prowadzenia całego wyniku operacyjnego, relacji z kluczowymi klientami oraz inwestycji. Przeczekanie było natomiast decyzją pozornie bezpieczną - i najdroższą.

Błąd nie polegał na braku zaangażowania HR. HR prowadził działania, zbierał informacje i wspierał organizację. Jednak właścicielem problemu był zarząd, ponieważ konsekwencje wakatu były widoczne w EBITDA, marży i business continuity, a nie tylko w strukturze organizacyjnej.

Dopiero gdy zarząd nazwał problem właściwie, zmieniła się jakość decyzji. Nie szukano „następcy” ani osoby do objęcia stanowiska. Szukano lidera, który potrafi wejść w zakład z napiętym planem, ustawić odpowiedzialność operacyjną, odbudować przewidywalność wobec klienta i podjąć decyzje konieczne dla inwestycji.

Executive Search jako odpowiedź na koszt wakatu

be5 GROUP uruchomiło projekt Executive Search skoncentrowany na rynku kandydatów pasywnych. Nie ograniczono poszukiwań do osób aktywnie rozważających zmianę. W takich rolach najlepszy człowiek zwykle nie czeka na zmianę - prowadzi zakład, transformację lub obszar operacyjny u konkurenta, dostawcy albo w firmie o podobnej złożoności.

Kluczowe było precyzyjne zdefiniowanie decyzji biznesowej przed rozpoczęciem rozmów z rynkiem. Zarząd określił trzy mierniki, za które nowy lider ma odpowiadać w pierwszym okresie: stabilność realizacji dla klientów, odzyskanie kontroli nad produktywnością oraz przygotowanie zakładu do decyzji inwestycyjnej. Taki punkt odniesienia pozwolił oddzielić osoby z wysokim doświadczeniem branżowym od tych, które rzeczywiście prowadziły podobną skalę odpowiedzialności.

W projekcie nie wygrywał kandydat z najdłuższą historią w produkcji. Wygrywał człowiek, który wcześniej przejmował odpowiedzialność w sytuacji presji, potrafił łączyć perspektywę zakładu z wynikiem grupy i umiał prowadzić trudne rozmowy z klientem bez oddawania marży w pierwszym odruchu.

To zasadnicza różnica między obsadzeniem roli a rozwiązaniem problemu. Stanowisko jest elementem struktury. Właściwy lider jest narzędziem przywrócenia kontroli nad biznesem.

Efekt: zatrzymanie kosztu i odzyskanie sprawczości

Po zamknięciu projektu firma odzyskała jednego właściciela wyniku operacyjnego zakładu. W pierwszych tygodniach nowy lider uporządkował rytm decyzji, skrócił ścieżkę eskalacji i wskazał działania, których nie należało dalej finansować. Zarząd przestał codziennie wchodzić w operacyjne rozstrzygnięcia, a Dyrektor Produkcji wrócił do odpowiedzialności za obszar, w którym wnosił największą wartość.

Najważniejszym efektem nie była sama zmiana personalna. Było nim odblokowanie decyzji inwestycyjnej oraz powrót do przewidywalnej realizacji zobowiązań wobec klienta. Firma ograniczyła koszt dalszego wakatu, odzyskała czas kadry zarządzającej i zabezpieczyła marżę przed kolejnymi ustępstwami wynikającymi z chaosu operacyjnego.

Nie każda organizacja potrzebuje od razu Executive Search. Jeżeli wakat dotyczy roli o ograniczonym wpływie na wynik, wewnętrzne rozwiązanie może być najlepsze. Jeżeli jednak nieobecność jednej osoby zmienia tempo decyzji, jakość obsługi klienta, realizację inwestycji albo zdolność zakładu do generowania EBITDA, odkładanie ruchu personalnego staje się decyzją finansową.

Jeżeli podobny problem występuje również w Państwa organizacji, warto policzyć nie koszt zatrudnienia, lecz koszt kolejnych tygodni bez właściciela wyniku. Dopiero wtedy można uczciwie ocenić, czy czekanie jest jeszcze ostrożnością, czy już stratą.