Jak wakat Kierownika Utrzymania Ruchu zaczął kosztować firmę ponad pół miliona złotych.
Autor: Jacek Płuciennik- be5 GROUP Executive Search Polska
Data publikacji: 22 sierpnia 2026
Czas czytania: 13 minut
Problem biznesowy
Większość organizacji błędnie zakłada, że największe ryzyko biznesowe pojawia się wtedy, gdy odchodzi członek zarządu, CFO lub Dyrektor Produkcji.
To naturalne. Są to role widoczne, łatwe do powiązania z wynikami finansowymi i strategicznymi decyzjami.
Problem polega na tym, że w praktyce wiele firm znacznie bardziej odczuwa brak Kierownika Utrzymania Ruchu, Kierownika Logistyki, Głównej Księgowej czy doświadczonego specjalisty posiadającego unikalną wiedzę operacyjną.
Tak było również w przypadku klienta be5 GROUP.
Firma produkcyjna z województwa dolnośląskiego zatrudniająca około 450 pracowników rozwijała produkcję i realizowała ambitny plan wzrostu. Kluczowym elementem działalności był nowoczesny park maszynowy, którego dostępność bezpośrednio wpływała na terminowość dostaw, wydajność oraz rentowność zakładu.
W pewnym momencie organizację opuścił Kierownik Utrzymania Ruchu.
Dla wielu firm byłaby to jedynie trudna rekrutacja.
Dla tej organizacji był to problem biznesowy.
Po odejściu lidera zarząd przyjął rozwiązanie tymczasowe.
Część obowiązków przejął Dyrektor Produkcji.
Część zespół techniczny.
HR rozpoczął poszukiwania następcy.
W teorii wszystko było pod kontrolą.
Produkcja działała.
Klienci otrzymywali zamówienia.
Zakład nie stanął.
Tylko że koszt wakatu zaczął rosnąć już od pierwszego dnia.
Nie był jeszcze widoczny w raportach finansowych.
Był ukryty w decyzjach, które przestały zapadać.
Koszt problemu
Pierwsze tygodnie nie zwiastowały kryzysu.
To właśnie dlatego wiele organizacji zbyt długo toleruje wakaty na stanowiskach mających wpływ na wynik biznesowy.
Po około dwóch miesiącach zaczęły pojawiać się pierwsze sygnały.
Wydłużał się czas reakcji na część problemów technicznych.
Przesuwano działania prewencyjne.
Rosła liczba tematów trafiających do Dyrektora Produkcji.
Nie dlatego, że zespół był słabszy.
Wręcz przeciwnie.
Problem polegał na tym, że zabrakło właściciela procesu.
Osoby odpowiedzialnej za:
- ustalanie priorytetów,
- planowanie przeglądów,
- zarządzanie ryzykiem awarii,
- koordynację zespołu,
- podejmowanie decyzji.
Po trzech miesiącach HR przygotował analizę dla zarządu.
Nie była to analiza rekrutacyjna.
Była to analiza kosztu wakatu.
Uwzględniono:
- czas poświęcany przez Dyrektora Produkcji na dodatkowe obowiązki,
- opóźnienie projektów optymalizacyjnych,
- wzrost obciążenia zespołu,
- ryzyko dalszych awarii i przestojów,
- utracone korzyści wynikające z odłożonych decyzji.
W bazowym scenariuszu oszacowano, że łączny koszt problemu może przekroczyć 500 tys. zł w skali roku.
W tym momencie rozmowa przestała dotyczyć kosztu rekrutacji.
Zaczęła dotyczyć kosztu braku decyzji.
To właśnie był moment, w którym HR zmienił sposób myślenia zarządu.
Dlaczego wcześniejsze działania nie działały
Jak większość organizacji, klient rozpoczął od standardowych działań.
Powstało ogłoszenie.
Uruchomiono publikacje.
Przeprowadzono rozmowy.
Analizowano kandydatów.
Efekty były rozczarowujące.
Problem polegał na tym, że organizacja nie potrzebowała osoby posiadającej ogólną wiedzę z zakresu utrzymania ruchu.
Potrzebowała lidera, który wcześniej rozwiązywał podobne problemy w podobnym środowisku biznesowym.
Kogoś, kto:
- zarządzał zespołem technicznym,
- odpowiadał za dostępność parku maszynowego,
- rozumiał realia produkcji,
- podejmował decyzje pod presją czasu,
- ponosił odpowiedzialność za wynik swojego obszaru.
Po kilku tygodniach HR zauważył coś, co obserwujemy niemal w każdym trudnym projekcie.
Najlepsi kandydaci nie aplikowali.
Nie odpowiadali na ogłoszenia.
Nie byli aktywni na portalach pracy.
Byli zajęci osiąganiem wyników dla swoich obecnych pracodawców.
Firma próbowała znaleźć właściwe osoby na rynku aktywnym.
Rozwiązanie znajdowało się na rynku kandydatów pasywnych.
Jak HR przekonał zarząd do zmiany strategii
To był przełomowy moment całego projektu.
HR nie przyszedł na zarząd z informacją:
„Nie możemy znaleźć kandydatów.”
To byłaby rozmowa o rekrutacji.
Zamiast tego przedstawił zupełnie inną argumentację.
Pokazał:
- koszt przeciążenia obecnych liderów,
- koszt opóźnionych decyzji,
- koszt odsuwanych projektów,
- ryzyko dalszego funkcjonowania bez właściciela procesu.
Nagle problem zmienił swoją kategorię.
Nie był już problemem HR.
Stał się problemem biznesowym.
Zarząd zaczął zadawać inne pytania.
Nie:
„Ile kosztuje Executive Search?”
Tylko:
„Ile kosztuje nas każdy kolejny miesiąc bez właściwej osoby?”
Ta zmiana perspektywy pozwoliła podjąć decyzję o zmianie strategii pozyskania kandydata.
Rozwiązanie be5 GROUP
Po rozpoczęciu współpracy nie zaczęliśmy od publikacji kolejnego ogłoszenia.
Najpierw chcieliśmy zrozumieć problem.
Rozmawialiśmy z HR.
Rozmawialiśmy z biznesem.
Rozmawialiśmy z osobami odpowiedzialnymi za produkcję.
Naszym celem nie było znalezienie odpowiedzi na pytanie:
„Kogo szukamy?”
Naszym celem było znalezienie odpowiedzi na pytanie:
„Jakiego problemu organizacja chce się pozbyć?”
Dopiero po zdefiniowaniu problemu rozpoczęliśmy mapowanie rynku.
Przeanalizowaliśmy środowiska produkcyjne o podobnym poziomie automatyzacji, podobnej strukturze technicznej oraz zbliżonych wyzwaniach operacyjnych.
Następnie rozpoczęliśmy projekt Direct Search.
Nie czekaliśmy na kandydatów.
Docieraliśmy bezpośrednio do osób, które już osiągały wyniki w podobnych organizacjach.
Równolegle wspieraliśmy HR i zarząd w ocenie dostępności rynku, ryzyk oraz scenariuszy działania.
Co odróżniało ten projekt od standardowej rekrutacji?
To był moment, w którym klient najlepiej zrozumiał różnicę pomiędzy publikacją ogłoszenia a rozwiązaniem problemu biznesowego.
W wielu organizacjach proces kończy się na przedstawieniu kandydatów.
Dla be5 GROUP to dopiero początek.
Naszym zadaniem nie było znalezienie osoby spełniającej wymagania zapisane w opisie stanowiska.
Naszym zadaniem było ograniczenie ryzyka biznesowego wynikającego z braku właściciela kluczowego procesu.
Dlatego analizowaliśmy nie tylko kompetencje techniczne kandydatów.
Ocenialiśmy również:
- podobieństwo środowiska produkcyjnego,
- skalę odpowiedzialności,
- poziom automatyzacji,
- strukturę zespołów technicznych,
- doświadczenie w zarządzaniu awariami,
- doświadczenie w utrzymaniu ciągłości produkcji.
W praktyce klient nie otrzymywał listy dostępnych kandydatów.
Otrzymywał listę osób, które miały największe prawdopodobieństwo rozwiązania konkretnego problemu biznesowego.
To właśnie dlatego coraz więcej HR Directorów, HR Managerów oraz zarządów traktuje Executive Search i Direct Search nie jako usługę rekrutacyjną, ale jako narzędzie ograniczania kosztu wakatu, ryzyka operacyjnego i błędnych decyzji personalnych.
„Najlepszy kandydat to nie osoba z najlepszym CV. Najlepszy kandydat to osoba, która potrafi przejąć odpowiedzialność za wynik obszaru, który dziś generuje ryzyko dla organizacji.”
Jacek Płuciennik – Founder be5 GROUP
Efekt biznesowy
Projekt zakończył się zatrudnieniem Kierownika Utrzymania Ruchu posiadającego doświadczenie w organizacji o bardzo podobnej skali działania.
Dla HR oznaczało to skuteczne rozwiązanie problemu.
Dla zarządu oznaczało coś znacznie ważniejszego.
Organizacja odzyskała:
✅ właściciela procesu utrzymania ruchu,
✅ odpowiedzialność za kluczowe decyzje techniczne,
✅ większą dostępność Dyrektora Produkcji,
✅ możliwość przyspieszenia opóźnionych projektów,
✅ większą przewidywalność funkcjonowania zakładu.
Najważniejszy efekt był jednak bardziej strategiczny.
Firma zrozumiała, że koszt wakatu nie zależy od miejsca stanowiska w strukturze organizacyjnej.
Zależy od wpływu tej roli na wynik przedsiębiorstwa.
Czy podobny problem występuje u Ciebie?
Jeżeli:
- wakat trwa od kilku miesięcy,
- obowiązki przejmują inni managerowie,
- projekty tracą tempo,
- zarząd coraz częściej pyta o status rekrutacji,
- organizacja funkcjonuje dzięki rozwiązaniom tymczasowym,
to koszt wakatu prawdopodobnie już istnieje.
Nawet jeśli jeszcze nie został zapisany w żadnym raporcie.
Nie czekaj, aż koszt wakatu stanie się widoczny w wyniku finansowym
Jeżeli odpowiadasz za rekrutację managerów, specjalistów lub liderów mających wpływ na wynik firmy, porozmawiajmy.
Pomożemy ocenić koszt wakatu, zidentyfikować ryzyka oraz dotrzeć do kandydatów, których nie znajdziesz na portalach pracy.
O autorze
Jacek Płuciennik – Founder be5 GROUP. Ekspert Executive Search, sukcesji oraz zarządzania kapitałem ludzkim. Pomaga właścicielom firm i zarządom ograniczać koszt wakatów oraz błędnych decyzji personalnych.
