Rekrutacja managera operacyjnego trwała miesiącami? Case study Executive Search
Autor: Jacek Płuciennik – Founder be5 GROUP Executive Search Polska
Data publikacji: 23 sierpnia 2026
Czas czytania: 11 minut
Dlaczego rekrutacja kadry zarządzającej w firmie produkcyjnej bywa nieskuteczna?
Po czterech miesiącach bezowocnej rekrutacji zarząd zaczął zadawać działowi HR coraz bardziej niewygodne pytania. Ilu kandydatów już przeanalizowaliśmy? Dlaczego ten proces nadal trwa i generuje koszty? Czy na rynku naprawdę nie ma odpowiednich ludzi, a może rzeczywisty problem leży zupełnie gdzie indziej?
Analizowany przypadek dotyczył prężnie działającej firmy produkcyjnej zatrudniającej ponad 500 pracowników. Organizacja pilnie poszukiwała managera operacyjnego odpowiedzialnego za koordynację kilku kluczowych obszarów działalności. Choć stanowisko to nie należało bezpośrednio do zarządu i nie było stricte rolą dyrektorską, miało bezpośredni wpływ na terminowość realizacji działań, synergię między działami, wdrażanie projektów rozwojowych oraz ogólne tempo podejmowania decyzji w przedsiębiorstwie.
Przez 16 tygodni firma prowadziła rekrutację na własną rękę. Opublikowano dziesiątki ogłoszeń, przeprowadzono liczne rozmowy i regularnie analizowano spływające dokumenty aplikacyjne. Kandydaci pojawiali się na spotkaniach cyklicznie, jednak żaden z nich nie przechodził do etapu finalnej decyzji zakupowej/zatrudnieniowej. Z perspektywy wewnętrznego działu HR sytuacja wyglądała jak klasyczny problem trudnego rynku pracy. Z perspektywy zarządu zaczynało to jednak wyglądać jak głęboki problem organizacyjny.
Ukryty koszt wakatu na stanowisku kierowniczym
Przez pierwsze tygodnie sytuacja wydawała się zarządowi niegroźna. Przecież bieżące obowiązki zostały tymczasowo podzielone pomiędzy innych managerów. Firma funkcjonowała, klienci byli obsługiwani, a produkcja działała bez przestojów. Właśnie tak wygląda większość najbardziej kosztownych wakatów w strukturach biznesowych. Nie powodują one nagłego, spektakularnego kryzysu, lecz generują dziesiątki małych problemów operacyjnych, które z czasem drastycznie obniżają wynik finansowy firmy.
Po kilku miesiącach organizacja zaczęła dotkliwie odczuwać brak lidera. Pojawiły się wyraźnie wydłużone procesy decyzyjne, krytyczne przeciążenie obecnych managerów oraz przesunięcia w harmonogramach kluczowych projektów. Coraz większa liczba bieżących tematów trafiała bezpośrednio na biurko dyrektora operacyjnego, co wywołało rosnącą frustrację zespołów.
Największy, długofalowy koszt wakatu pozostawał jednak niewidoczny na pierwszy rzut oka. Każdy tydzień bez właściwej osoby na pokładzie powodował, że doświadczeni dyrektorzy poświęcali swój cenny czas na zadania mikro-zarządcze, za które w ogóle nie powinni odpowiadać. Firma, zamiast liczyć rzeczywisty koszt braku decyzji i strat biznesowych, nieustannie koncentrowała się wyłącznie na bezpośrednich kosztach samej rekrutacji. Przełom nastąpił dopiero wtedy, gdy HR przygotował rzetelną analizę operacyjną dla zarządu. Właśnie wtedy cała rozmowa zmieniła swój kierunek.
Dlaczego standardowa rekrutacja w firmie produkcyjnej nie przynosiła efektów?
Na początku procesu wszyscy decydenci byli głęboko przekonani, że problem leży wyłącznie po stronie zewnętrznej – czyli po stronie kandydatów. W kuluarach najczęściej powtarzano utarte schematy: „kandydaci są za słabi”, „nie mają odpowiedniego doświadczenia”, „rynek w branży produkcyjnej jest wyjątkowo trudny”. Z pozoru były to logiczne wnioski, jednak w rzeczywistości okazały się całkowicie błędne.
Dokładna analiza dotychczasowego procesu rekrutacyjnego wykazała, że organizacja przez cały ten czas szukała człowieka do stanowiska, które nie zostało prawidłowo zdefiniowane. Każdy członek zarządu miał zupełnie inne oczekiwania wobec nowo zatrudnionej osoby, przez co dział HR otrzymywał skrajnie sprzeczne wytyczne. Przyszły przełożony oczekiwał silnych kompetencji technicznych, zarząd wymagał podejścia strategicznego, a pozostałe działy liczyły na wysokie umiejętności miękkie i rozwiązywanie konfliktów.
Powstała klasyczna pułapka rekrutacyjna. Firma poszukiwała idealnej osoby, która miała magicznie rozwiązać szereg nawarstwiających się problemów, ale nikt wewnętrznie nie potrafił jasno określić, który z nich jest absolutnym priorytetem biznesowym. W efekcie przez cztery miesiące kandydaci byli oceniani przez pryzmat ciągle zmieniających się kryteriów. Problemem nie był brak dostępnych talentów na rynku, lecz fakt, że organizacja nie sprecyzowała strategicznej decyzji, którą chciała podjąć.
Kiedy HR zmienia strategię i definiuje realne potrzeby rekrutacyjne
Radykalny zwrot akcji nastąpił podczas jednego z roboczych spotkań z zarządem. Dział HR, zamiast powielać schematyczne pytanie: „Gdzie znaleźć lepszego kandydata?”, zadał fundamentalne pytanie biznesowe:
„Jakiego konkretnego problemu operacyjnego oczekujemy, że nowy manager nas pozbawi?”
To jedno pytanie zmieniło wszystko. Nagle dyskusja przestała dotyczyć suchych zapisów w CV, lat doświadczenia i rzekomych ograniczeń rynku pracy. Zaczęła dotyczyć realnego biznesu. W toku debaty okazało się, że organizacja wcale nie potrzebuje kolejnego, tradycyjnego managera operacyjnego. Potrzebowała wyspecjalizowanego lidera transformacji, którego głównym zadaniem miało być:
- Uporządkowanie i jednoznaczne przypisanie odpowiedzialności w strukturze,
- Skrócenie wewnętrznych procesów decyzyjnych o minimum 30%,
- Przejęcie pełnej koordynacji nad opóźnionymi projektami,
- Odciążenie obecnej kadry zarządzającej od pracy operacyjnej.
Dopiero po tak precyzyjnym zdefiniowaniu problemu biznesowego możliwe stało się nakreślenie właściwego profilu idealnego kandydata.
„Firma przez cztery miesiące nie walczyła z rynkiem. Walczyła z własną definicją problemu.”
Usługa Direct Search i metodologiczne rozwiązanie be5 GROUP
Współpracę z klientem rozpoczęliśmy od zaawansowanej diagnozy organizacyjnej, a nie od bezrefleksyjnej publikacji nowego ogłoszenia o pracę. Pierwsze dni projektu poświęciliśmy na wspólne warsztaty z HR i liniowym biznesem, podczas których precyzyjnie odpowiedzieliśmy na kluczowe pytania: Jakie decyzje dziś w firmie nie zapadają? Które projekty najmocniej tracą tempo? Jakiego mierzalnego efektu oczekuje zarząd po pierwszych 90 dniach pracy nowej osoby? Za jaki konkretnie wynik finansowy lub operacyjny ma odpowiadać nowy manager?
Dopiero posiadając te dane, uruchomiliśmy precyzyjne mapowanie rynku w ramach usługi Executive Search / Direct Search. Bardzo szybko okazało się, że kompetentni kandydaci istnieją i są otwarci na zmianę zawodową. Problemem od początku nie była ich rynkowa dostępność, lecz wcześniejsza, chaotyczna definicja stanowiska przez klienta.
Podczas poszukiwań bezpośrednich skoncentrowaliśmy się na managerach, którzy z sukcesem realizowali dokładnie takie same zadania transformacyjne w organizacjach o zbliżonej skali i stopniu skomplikowania procesów. Nie szukaliśmy „najładniejszego wizualnie CV” ani głośnych nazwisk. Szukaliśmy osób, które w swojej przeszłości zawodowej udowodniły zdolność do rozwiązywania dokładnie takich problemów biznesowych, z jakimi mierzył się nasz klient.
Co odróżniało ten projekt od standardowej rekrutacji? Podczas gdy większość agencji rekrutacyjnych skupia się wyłącznie na mechanicznej analizie rynku, my w be5 GROUP koncentrujemy się na źródłowym problemie. W tym procesie nie badaliśmy tylko branży, stażu pracy czy liczby dotychczasowych podwładnych. Analizowaliśmy przede wszystkim realny zakres decyzyjności kandydatów, ich realny wpływ na wynik EBITDA w poprzednich firmach oraz psychologiczną zdolność do realizacji twardych celów biznesowych w środowisku produkcyjnym.
Mierzalny efekt biznesowy w 21 dni
Dzięki uporządkowaniu definicji roli i zastosowaniu precyzyjnej metodologii Direct Search, proces rekrutacyjny uległ radykalnemu przyspieszeniu. W zaledwie 21 dni od rozpoczęcia współpracy z be5 GROUP przedstawiliśmy zarządowi krótką listę (Shortlist) trzech idealnie dopasowanych kandydatów. Organizacja sprawnie podjęła decyzję o zatrudnieniu managera z wieloletnim doświadczeniem w bardzo podobnym, wymagającym środowisku operacyjnym.
Wdrożenie nowego managera przyniosło firmie natychmiastowe, mierzalne rezultaty:
- Skrócenie czasu procesów decyzyjnych w podległych działach o 35%,
- Całkowite odciążenie dyrektora operacyjnego z mikro-zarządzania, co pozwoliło mu wrócić do zadań strategicznych,
- Odzyskanie pełnej kontroli nad harmonogramami opóźnionych projektów i eliminację kar umownych,
- Wprowadzenie jednoznacznego podziału odpowiedzialności, co zredukowało konflikty kompetencyjne między działami,
- Znaczący wzrost przewidywalności i stabilności realizacji planów produkcyjnych.
Najważniejszy wniosek dla organizacji był jednak natury strategicznej. Zarząd wprost przyznał, że przez cztery miesiące nie walczył z trudnym rynkiem pracy. Walczył z własną, błędną definicją problemu.
Czego rekrutacja kadry zarządzającej uczy współczesne zarządy?
Największą lekcją z tego projektu dla całego pionu korporacyjnego było odkrycie prostej prawdy: długa, bezskuteczna rekrutacja bardzo rzadko oznacza realny brak kandydatów na rynku. Najczęściej oznacza brak wewnętrznej decyzji i spójnej wizji stanowiska.
Firmy miesiącami poszukują menedżerów, których nigdy nie byłyby w stanie zatrudnić ani utrzymać, ponieważ same nie wiedzą, jakiego konkretnie problemu oczekują od nich rozwiązania. To właśnie dlatego najbardziej efektywne procesy rekrutacyjne na stanowiska średniego i wyższego szczebla (C-level, Management) zawsze muszą zaczynać się od głębokiej diagnozy biznesowej. Nie od publikacji ogłoszenia.
Czy podobny problem rekrutacyjny występuje w Twojej organizacji?
Jeżeli w Twojej firmie:
- Procesy rekrutacyjne na kluczowe stanowiska ciągną się od wielu miesięcy,
- Kandydaci dochodzą do finałowych etapów, ale ostatecznie nigdy nie zapada decyzja o zatrudnieniu,
- Różni managerowie i członkowie zarządu oczekują od jednej roli zupełnie wykluczających się kompetencji,
- Przedłużający się wakat zaczyna realnie i negatywnie wpływać na płynność operacyjną lub wyniki finansowe,
to znak, że problem najprawdopodobniej nie leży po stronie rynku pracy. Klucz do sukcesu tkwi w rewizji i precyzyjnej definicji danej roli.
Warto również przeczytać:
- Rekrutacja jako lustro organizacji – jakie problemy ujawnia w strukturach?
- Dlaczego wewnętrzny HR nie zawsze znajduje właściwych managerów?
- Koszt wakatu – jak krok po kroku policzyć rzeczywiste straty finansowe firmy?
Każda skuteczna rekrutacja kadry zarządzającej wymaga najpierw dobrej diagnozy
Nie każdy opóźniający się proces rekrutacyjny wymaga zwiększania budżetów reklamowych czy podnoszenia stawek ponad limity rynkowe. Bardzo często jedynym, czego potrzebuje Twoja firma, jest trafna diagnoza biznesowa i zmiana strategii dotarcia do kandydatów pasywnych.
Jeżeli od miesięcy bezskutecznie próbujesz znaleźć managera, kierownika lub kluczowego specjalistę odpowiedzialnego za ważny pion w Twoim przedsiębiorstwie – porozmawiajmy. Pomogę Ci zdiagnozować, gdzie leży prawdziwa przyczyna impasu i wspólnie z zespołem be5 GROUP dostarczę lidera, który realnie rozwiąże Twoje wyzwania biznesowe.
Umów poufną, niezobowiązującą konsultację biznesową (30 minut):
Kliknij tutaj i wybierz termin w kalendarzu Calendly
Skontaktuj się z nami bezpośrednio przez formularz
O autorze
Jacek Płuciennik – Founder be5 GROUP. Uznany ekspert w dziedzinie projektów Executive Search, planowania sukcesji oraz strategicznego zarządzania kapitałem ludzkim (Human Capital Strategy). Od ponad 20 lat skutecznie wspiera właścicieli firm, rady nadzorcze i zarządy w ograniczaniu kosztów ukrytych wakatów oraz eliminowaniu ryzyka błędnych decyzji personalnych na kluczowych stanowiskach liderów biznesu.
