Dlaczego o koszt Executive Search pytają za późno

Autor: Jacek Płuciennik be5 GROUP Executive Search Polska

Data: 3 września 2026

Czas czytania: 7 minut

Najkrótsza odpowiedź

Pytanie, dlaczego pytanie o koszt executive search jest najczęściej zadawane za późno, ma prostą odpowiedź: firma porównuje honorarium partnera rekrutacyjnego z budżetem HR, zamiast porównać je z kosztem braku właściciela krytycznej decyzji biznesowej.

Dopóki stanowisko Plant Managera, COO, CFO czy Dyrektora Produkcji jest nieobsadzone, koszt pozostaje rozproszony. Widać nadgodziny, opóźnienia, napięcie w zespole i słabsze wyniki. Rzadko jednak ktoś łączy je w jedną liczbę: utraconą marżę, niższe OEE, przesunięty CAPEX, ryzyko utraty klienta lub spadek EBITDA. Gdy ta liczba staje się widoczna, decyzja o Executive Search nie jest już pytaniem o cenę. Jest decyzją o ograniczeniu straty.

Koszt pojawia się na spotkaniu za późno, bo wcześniej nie ma właściciela problemu

W firmie produkcyjnej wakat na stanowisku dyrektorskim nie jest zwykłą nieobecnością kadrową. To luka w systemie zarządzania. Dyrektor Produkcji może nie mieć formalnego zastępstwa, ale produkcja musi działać. Decyzje przejmuje CEO, COO albo doświadczony kierownik. Każdy z nich działa ponad swoją podstawową odpowiedzialnością, a organizacja przez pewien czas tworzy pozór ciągłości.

Ten pozór jest kosztowny. Priorytety przesuwają się z poprawy wydajności na gaszenie bieżących problemów. Eskalacje trwają dłużej. Decyzje dotyczące obsady zmian, jakości, dostawców lub inwestycji są odkładane, bo nikt nie chce podjąć pełnej odpowiedzialności. W rezultacie firma nie zatrzymuje się od razu. Zaczyna pracować mniej precyzyjnie, mniej przewidywalnie i z niższą marżą.

To dlatego zarząd często słyszy o potrzebie rekrutacji managerów dopiero wtedy, gdy HR ma już trudność z zamknięciem procesu. Tymczasem właściwe pytanie powinno paść wcześniej: ile kosztuje każdy miesiąc, w którym na tym stanowisku nie ma osoby zdolnej samodzielnie podjąć decyzje o wyniku?

Historia, która zaczęła się od oszczędności, a skończyła na presji wyniku

Producent komponentów dla automotive stracił Dyrektora Produkcji w okresie wzrostu zamówień. Zarząd uznał, że rolę tymczasowo przejmie COO, wspierany przez dwóch kierowników zakładów. Decyzja była racjonalna na papierze: firma chciała najpierw sprawdzić rynek, ustalić budżet i uniknąć kosztu zewnętrznego procesu.

Po trzech miesiącach sytuacja wyglądała inaczej. COO poświęcał znaczną część tygodnia na operacyjne eskalacje. Kierownicy bronili własnych obszarów zamiast prowadzić wspólną poprawę przepływu. Wskaźnik OEE spadł o kilka punktów procentowych, rosła liczba działań doraźnych, a decyzja o modernizacji wąskiego gardła została przesunięta. Kluczowy klient nie zerwał współpracy, ale zaczął kwestionować zdolność zakładu do realizacji kolejnych wolumenów.

Dopiero wtedy pojawiło się pytanie o koszt Executive Search Polska. Nie dlatego, że zarząd nagle polubił zewnętrzne wsparcie. Pojawiło się, ponieważ koszt wakatu przestał być abstrakcyjny. Był już widoczny w planie produkcji, marży i obciążeniu zarządu.

W tej sytuacji Executive Search nie służył „znalezieniu kandydata”. Służył odzyskaniu kontroli nad stanowiskiem krytycznym biznesowo. Direct Search otworzył dostęp do kandydatów pasywnych - osób, które nie reagują na komunikaty rynkowe, bo są zatrudnione i osiągają wyniki. To właśnie tam najczęściej znajduje się realna alternatywa dla firmy, która nie może pozwolić sobie na kolejny kompromis.

Liczba, która zmienia rozmowę o honorarium

Załóżmy, że zakład generuje 18 mln zł marży brutto miesięcznie, a brak pełnego przywództwa operacyjnego obniża efektywność tylko o 1,5%. Nie mówimy o katastrofie, lecz o drobnych przestojach, gorszym planowaniu, większej liczbie odchyleń i wolniejszych decyzjach.

1,5% z 18 mln zł to 270 tys. zł miesięcznie. Po czterech miesiącach koszt wakatu wynosi 1,08 mln zł, zanim uwzględnimy kary kontraktowe, koszty nadzoru zarządu, utracone możliwości handlowe czy ryzyko odejścia kluczowych menedżerów. Nawet jeśli połowę tej kwoty uznamy za ostrożny szacunek, nadal rozmawiamy o setkach tysięcy złotych.

W tym miejscu porównywanie kosztu rekrutacji dyrektorów wyłącznie z pozycją zakupową traci sens. Właściwym punktem odniesienia jest wartość ograniczonego ryzyka. Czasem firma potrzebuje pełnego Executive Search, czasem precyzyjnej rekrutacji kryzysowej, a czasem planu sukcesji uruchomionego przed odejściem lidera. Zakres zależy od skali odpowiedzialności, dostępności rynku oraz tolerancji organizacji na wakat. Zasada pozostaje ta sama: najdroższy jest nie proces, lecz niezarządzany brak decyzji.

„Koszt Executive Search warto oceniać nie przez pryzmat stawki, ale przez pryzmat czasu, przez który firma pozostaje bez lidera zdolnego chronić wynik. Na stanowiskach krytycznych każda zwłoka ma własny rachunek EBITDA.” - Jacek Płuciennik, be5 GROUP

Dlaczego o koszt Executive Search pyta się za późno?

Najczęściej dlatego, że organizacja myli dwa momenty: moment rozpoczęcia procesu i moment powstania ryzyka. Proces zaczyna się po odejściu menedżera. Ryzyko powstaje dużo wcześniej - gdy firma nie ma sukcesora, gdy zakres odpowiedzialności jest skupiony w jednej osobie albo gdy wynik zależy od lidera, którego nie da się zastąpić doraźnym podziałem obowiązków.

Peter Drucker przypominał, że zarządzanie polega na robieniu właściwych rzeczy, a nie tylko na robieniu rzeczy właściwie. W kontekście stanowisk C-Level oznacza to postawienie właściwego pytania. Nie: „ile zapłacimy za rekrutację?”. Lecz: „ile może kosztować nas brak człowieka, który odpowiada za wynik tego obszaru?”.

Ta zmiana perspektywy jest szczególnie istotna w produkcji, przemyśle, engineeringu i obronności. W tych sektorach zależności są twarde. Opóźniony CAPEX może ograniczyć zdolność wytwórczą. Nieobsadzona rola CFO może spowolnić decyzje finansowe i inwestycyjne. Brak Dyrektora Sprzedaży może pozostawić kluczowe kontrakty bez właściciela. A brak Plant Managera w zakładzie pracującym pod presją terminów może szybko przełożyć się na jakość, terminowość i relacje z klientami.

Pytania i odpowiedzi

Kiedy należy pytać o koszt Executive Search?

Przed uruchomieniem wakatu, a najlepiej wtedy, gdy identyfikują Państwo rolę bez realnego następcy. Koszt powinien być elementem analizy ryzyka, obok kosztu wakatu, wpływu na EBITDA oraz czasu, przez który zarząd lub inne osoby będą pełnić funkcję zastępczo.

Czy każda rekrutacja kierowników wymaga Executive Search?

Nie. Forma działania zależy od krytyczności roli, skali wpływu na wynik i dostępności kompetencji na rynku. Inaczej zabezpiecza się stanowisko kierownika utrzymania ruchu w stabilnej organizacji, a inaczej COO prowadzącego transformację operacyjną. W przypadku ról, gdzie błąd ogranicza marżę lub ciągłość działania, bezpośrednie dotarcie do kandydatów pasywnych zwykle daje zarządowi większy wybór niż oczekiwanie na dostępny rynek.

Jak zarząd powinien ocenić partnera rekrutacyjnego?

Nie tylko przez pryzmat kosztu i deklarowanego terminu. Liczy się zrozumienie ekonomiki stanowiska, zdolność rozmowy o OEE, CAPEX, marży i sukcesji oraz skuteczność w docieraniu do liderów, którzy nie są aktywnie dostępni. Partner rekrutacyjny ma zmniejszyć ryzyko decyzji, a nie jedynie dostarczyć listę nazwisk.

Wniosek dla zarządu

Jeżeli pytanie o koszt pada dopiero wtedy, gdy CEO zastępuje COO, COO prowadzi produkcję, a produkcja zaczyna tracić tempo, firma nie zarządza już rekrutacją. Zarządza konsekwencjami braku sukcesji.

W be5 GROUP traktujemy Executive Search jako narzędzie ochrony marży, EBITDA i business continuity. Skuteczność 73% w modelu Success Fee ma znaczenie nie jako hasło, lecz jako odpowiedź na problem firm, które nie mogą finansować długiej serii nietrafionych decyzji personalnych.

Jeżeli w Państwa organizacji istnieje stanowisko, którego wakat natychmiast podniósłby ryzyko operacyjne lub finansowe, warto policzyć jego koszt zanim zrobi to wynik miesięczny. Rozmowa o tym, jak zabezpieczyć tę rolę, powinna zacząć się przed kolejną eskalacją - nie po niej.