28 dni. 5 kandydatów pasywnych. 1 decyzja. Dlaczego szybkość nie obniżyła jakości wyboru?
Autor: Jacek Płuciennik – Founder be5 GROUP
Data publikacji: 19 sierpnia 2026
Czas czytania: 9 minut
Krótka odpowiedź Wiele firm zakłada, że szybka rekrutacja oznacza większe ryzyko błędnej decyzji. Jednocześnie równie często można usłyszeć, że najlepszy kandydat wymaga wielomiesięcznego procesu, długich analiz i wielu rund rozmów. Ten projekt pokazał, że oba założenia mogą być błędne. W ciągu 28 dni przeprowadzono poufny proces Executive Search, dotarto do kandydatów pasywnych i podjęto jedną decyzję, która nie była kompromisem pomiędzy czasem a jakością. Mechanizm takiego procesu szerzej wyjaśnia Jacek Płuciennik w analizie szybkiego i bezpiecznego pozyskiwania kandydatów pasywnych.
Executive Summary Partner biznesowy z Bydgoszczy poszukiwał Dyrektora Produkcji odpowiedzialnego za wynik zakładu, rozwój organizacji oraz realizację planów operacyjnych. HR Manager i Dyrektor Personalny odpowiadali za znalezienie rozwiązania dla tego stanowiska. Firma działała pod presją czasu. Jednocześnie nie mogła pozwolić sobie na błędną decyzję personalną. HR odpowiadał za znalezienie rozwiązania, a zarząd oczekiwał rezultatu. Proces od początku prowadzony był w pełnej poufności. Organizacja nie chciała destabilizować rynku, zespołu ani relacji biznesowych poprzez publiczne komunikowanie zmiany na stanowisku. W ciągu 28 dni zespół be5 GROUP Executive Search Polska przeprowadził Direct Search, dotarł do kandydatów pasywnych i przedstawił pięciu liderów spełniających krytyczne wymagania projektu.
Problem biznesowy Stanowisko Dyrektora Produkcji nie było zwykłym wakatem. Organizacja potrzebowała osoby odpowiedzialnej za:
- wynik operacyjny,
- realizację celów produkcyjnych,
- rozwój zespołu,
- efektywność procesów,
- współpracę z zarządem.
Formalnie problem wyglądał jak klasyczna rekrutacja. W praktyce był to problem biznesowy. Najważniejsze pytanie nie brzmiało: Kogo zatrudnić? Najważniejsze pytanie brzmiało: Jakie decyzje będzie podejmował nowy Dyrektor Produkcji i jaki wpływ będą miały one na wynik firmy? To rozróżnienie ma fundamentalne znaczenie. Rekrutacja nie rozwiązuje problemów. Właściwe decyzje personalne rozwiązują problemy biznesowe.
Koszt problemu W wielu organizacjach koszt wakatu liczony jest poprzez wynagrodzenie osoby, której nie ma. To jedna z najmniej trafnych metod oceny ryzyka. Przy stanowisku Dyrektora Produkcji koszt pojawia się dużo wcześniej. Dotyczy:
- opóźnionych decyzji,
- przeciążenia innych liderów,
- ograniczonej zdolności do realizacji zmian,
- pogorszenia jakości zarządzania.
W zakładach produkcyjnych nawet niewielkie odchylenia wskaźników efektywności mogą oznaczać setki tysięcy złotych utraconych korzyści rocznie. Dlatego klient od początku zakładał, że ryzyko błędnej decyzji jest większe niż koszt samego procesu Executive Search. Sposób oceny takich strat opisujemy szerzej w analizie pokazującej, jak policzyć rzeczywisty koszt wakatu w organizacji.
Dlaczego wcześniejsze działania nie były wystarczające? Organizacja posiadała kandydatów. Rynek był częściowo rozpoznany i prowadzono własne działania. Nie istniał problem braku ludzi. Problem polegał na czymś innym. Najlepsi kandydaci bardzo rzadko znajdują się na aktywnym rynku pracy. Najczęściej pracują, prowadzą zakłady, realizują inwestycje i odpowiadają za wynik. Nie publikują CV i nie odpowiadają na ogłoszenia. I właśnie do takich osób chciał dotrzeć klient. Nie oznaczało to, że na rynku nie było właściwych osób. Oznaczało, że organizacja musiała szukać ich poza rynkiem aktywnych kandydatów. Ten mechanizm rozwija również analiza pokazująca, dlaczego najlepsi kandydaci są w pracy, a firmy nadal szukają ich na portalach.
Dlaczego zdecydowano się na Executive Search? HR nie potrzebował większej liczby kandydatów. Potrzebował większej pewności decyzji. Organizacja chciała odpowiedzieć na jedno pytanie: Czy na rynku istnieją liderzy lepiej przygotowani do realizacji tej roli niż osoby, które już znamy? Executive Search nie został uruchomiony z powodu braku kandydatów. Uruchomiono go z powodu wysokiej wartości decyzji. Właśnie w takich sytuacjach Executive Search staje się narzędziem ograniczania ryzyka błędnej decyzji biznesowej. Warunkiem skuteczności było jednak wcześniejsze ustalenie, jaką odpowiedzialność ma przejąć nowy lider. Dlatego proces rozpoczęto od zdefiniowania realnej potrzeby rekrutacyjnej, a nie od przygotowania tradycyjnego opisu stanowiska.
Rozwiązanie be5 GROUP Executive Search Polska Proces rozpoczęliśmy od określenia oczekiwanego rezultatu. Nie stanowiska. Nie listy kompetencji. Rezultatu biznesowego. Wspólnie z klientem odpowiedzieliśmy na pytania:
- Jak będzie wyglądał sukces za 12 miesięcy?
- Jakich decyzji będzie wymagało stanowisko?
- Jakich doświadczeń organizacja faktycznie potrzebuje?
Następnie rozpoczęto poufny proces Executive Search dla stanowiska mającego bezpośredni wpływ na wynik firmy. Dzięki bezpośredniemu dotarciu do kandydatów pasywnych i liderów C-Level zidentyfikowano osoby, które:
- nie poszukiwały aktywnie pracy,
- odpowiadały za wynik swoich organizacji,
- prowadziły zespoły o porównywalnej skali odpowiedzialności.
Po zakończeniu projektu przedstawiono: 5 kandydatów pasywnych Każdy spełniał wymagania projektu. Każdy posiadał odpowiednie doświadczenie. Każdy mógł objąć stanowisko.
5 kandydatów. 1 decyzja. Wszyscy kandydaci mieli mocne doświadczenie. Wszyscy zarządzali produkcją. Wszyscy mogli objąć stanowisko. Na tym etapie różnice przestają być widoczne w CV. Decyzję przesądziło coś innego. Nie nazwy firm, liczba lat doświadczenia ani prestiż stanowisk. Najważniejsza okazała się zdolność podejmowania właściwych decyzji pod presją oraz historia odpowiedzialności za wynik. To właśnie ten element przesądził o wyborze.
Efekt biznesowy Po 28 dniach organizacja posiadała: ✅ pełny obraz rynku,
✅ pięciu kandydatów pasywnych,
✅ porównanie realnych alternatyw,
✅ jedną świadomie podjętą decyzję. Najważniejszy rezultat? Nie trzeba było wybierać pomiędzy:
- szybkością,
- jakością.
Możliwe okazało się osiągnięcie obu celów jednocześnie. Podobny mechanizm pokazuje również case study skrócenia czasu rekrutacji o 42% dzięki uporządkowanemu procesowi Executive Search.
Dowód Projekt został później oceniony nie przez liczbę rozmów czy kandydatów. Oceniono go przez jakość podjętej decyzji. Bo ostatecznie organizacje nie zatrudniają CV. Zatrudniają ludzi odpowiedzialnych za przyszłe decyzje. Wartość pełnego obrazu rynku widać również w projekcie, w którym organizacja uruchomiła Executive Search pomimo posiadania gotowego planu sukcesji. „Najlepszy kandydat nie jest tym, który najlepiej wygląda na papierze. Najlepszy kandydat jest tym, którego decyzje najlepiej rozwiązują problem biznesowy organizacji.” Jacek Płuciennik – Executive Search Polska
Najczęstsze pytania dotyczące szybkiego Executive Search Czy szybka rekrutacja oznacza większe ryzyko? Nie. Większe ryzyko wynika zazwyczaj z braku właściwych kryteriów oceny i niejasnej definicji sukcesu. Czy kandydaci pasywni są dostępni? Tak. Wymagają jednak innego sposobu dotarcia niż osoby aktywnie szukające pracy. Dlatego proces opiera się na identyfikacji, bezpośrednim kontakcie i zainteresowaniu właściwych kandydatów projektem. Czy Direct Search jest szybszy od klasycznej rekrutacji? W wielu przypadkach tak, ponieważ eliminuje etap oczekiwania na zgłoszenia i pozwala dotrzeć bezpośrednio do właściwych osób. Dlaczego proces był poufny? Z uwagi na znaczenie stanowiska oraz potrzebę zachowania stabilności organizacyjnej i biznesowej. Jak mierzyć sukces Executive Search? Przez jakość podjętej decyzji oraz wpływ zatrudnionego lidera na wynik organizacji.
Strategiczny wniosek Szybka rekrutacja i wybór najlepszego kandydata nie są przeciwieństwami. Przeciwieństwem trafnej decyzji jest chaos, brak jasno określonych oczekiwań i niewłaściwie zdefiniowany problem biznesowy. Firmy nie przegrywają dlatego, że działają szybko. Bardzo często przegrywają dlatego, że zbyt długo odkładają decyzję, której rezultat był znany od początku.
Czy Twoja organizacja szuka kandydata czy rozwiązania? Jeżeli planujesz zatrudnienie Dyrektora Produkcji albo innego lidera odpowiedzialnego za wynik operacyjny, EBITDA lub rozwój organizacji, pierwszym krokiem może być poufna diagnoza problemu, ryzyka decyzji i dostępności właściwych kandydatów.
O autorze Jacek Płuciennik – Founder be5 GROUP Ekspert Executive Search, sukcesji oraz zarządzania kapitałem ludzkim. Pomaga właścicielom firm i zarządom ograniczać koszt wakatów oraz ryzyko błędnych decyzji personalnych. www.jacek-pluciennik.pl
