Jak skróciliśmy koszt wakatu Dyrektora Produkcji o 260 000 zł w 39 dni?

Autor: Jacek Płuciennik

Data publikacji: 21 lipca 2026

Czas czytania: 8 minut

Wakat na stanowisku Dyrektora Produkcji kosztował firmę od 95 000 do 130 000 zł miesięcznie. Problemem nie był jednak sam brak lidera. Problemem były opóźnione decyzje, przeciążony zarząd, rosnąca liczba działań awaryjnych oraz ryzyko utraty kontroli nad realizacją nowych kontraktów.

Dzięki uporządkowaniu oczekiwań zarządu, właściwej diagnozie oraz procesowi Executive Search prowadzonemu przez be5 GROUP decyzję o zatrudnieniu podjęto w ciągu 39 dni. W efekcie organizacja ograniczyła ekspozycję na koszt wakatu o około 260 000 zł i uniknęła ryzyka kosztownej pomyłki personalnej.

To studium przypadku pokazuje, dlaczego Executive Search nie jest kosztem rekrutacji. Jest narzędziem ograniczania ryzyka biznesowego.

Problem: Wakatu nie było w budżecie. Straty już tak.

Firma produkcyjna zatrudniająca około 280 pracowników utraciła Dyrektora Produkcji w momencie dynamicznego wzrostu zamówień.

W teorii organizacja mogła funkcjonować dalej.

W praktyce:

• COO przejął część obowiązków operacyjnych,
• właściciel wrócił do bieżącego zarządzania,
• kierownicy wydziałów podejmowali lokalne decyzje bez wspólnego kierunku,
• rosło obciążenie kluczowych menedżerów.

Nie było przestoju.

Był natomiast coraz wyższy koszt bezczynności.

Koszt wakatu: liczby, które zmieniają perspektywę

Po analizie sytuacji oszacowano, że miesięczny koszt nieobsadzonego stanowiska wynosi od 95 000 do 130 000 zł.

Źródła strat obejmowały:

• dodatkowe koszty logistyczne,
• utracone moce produkcyjne,
• eskalacje jakościowe,
• nadmierne zaangażowanie kadry zarządzającej,
• opóźnione decyzje operacyjne.

W ciągu sześciu miesięcy koszt wakatu mógł przekroczyć 600 000 zł.

To właśnie w takich sytuacjach wiele zarządów odkrywa, że koszt problemu jest znacznie wyższy niż koszt profesjonalnego procesu Executive Search.

Dlaczego standardowa rekrutacja mogła zakończyć się niepowodzeniem?

Pierwotnie firma szukała:

• eksperta Lean,
• lidera jakości,
• specjalisty od automatyzacji,
• skutecznego negocjatora,
• menedżera transformacji.

W praktyce szukano pięciu osób w jednej.

To częsty powód, dla którego proces rekrutacyjny trwa miesiącami.

Największym wyzwaniem nie był brak kandydatów.

Największym wyzwaniem była niejednoznaczna definicja sukcesu.

Jak be5 GROUP ograniczyło ryzyko?

Więcej o naszym podejściu znajdziesz na: https://be5-group.pl

Pierwszym krokiem nie było rozpoczęcie poszukiwań.

Pierwszym krokiem była diagnoza.

Razem z zarządem określiliśmy:

• jaki wynik ma osiągnąć nowy lider,
• jakie decyzje będą należeć do jego odpowiedzialności,
• które kompetencje są krytyczne,
• jakie ryzyka należy wyeliminować.

Dopiero po tej analizie uruchomiliśmy proces Executive Search.

To właśnie ten etap najczęściej decyduje o sukcesie lub porażce projektu.

Wyniki po 39 dniach

Od uruchomienia projektu do akceptacji finalnego kandydata minęło 39 dni.

Rezultaty:

✅ ograniczenie kosztu wakatu o około 260 000 zł

✅ odzyskanie właściciela kluczowego procesu operacyjnego

✅ poprawa terminowości dostaw o 7 punktów procentowych

✅ ograniczenie działań awaryjnych

✅ odciążenie zarządu i COO

Dla organizacji najważniejszy nie był sam fakt zatrudnienia.

Najważniejsze było odzyskanie kontroli nad wynikiem.

Koszt błędnej decyzji byłby znacznie wyższy

Dla stanowisk kierowniczych koszt błędnej rekrutacji wynosi zwykle od 100% do 300% rocznego wynagrodzenia.

Przy poziomie wynagrodzenia Dyrektora Produkcji oznacza to ryzyko przekraczające nawet 1 mln zł.

Dlatego pytanie nie powinno brzmieć:

Ile kosztuje Executive Search?

Znacznie lepsze pytanie brzmi:

Ile kosztuje organizację brak właściwej osoby na stanowisku krytycznym?

Na blogu be5 GROUP regularnie publikujemy analizy dotyczące kosztu wakatu, sukcesji i ryzyka personalnego: https://be5-group.pl/blog

Cytat eksperta

„Najdroższy wakat w firmie rzadko kosztuje tyle, ile wynosi wynagrodzenie. Kosztuje tyle, ile decyzje, które nie zostały podjęte.”

Jacek Płuciennik

FAQ

Ile może kosztować wakat Dyrektora Produkcji?

Najczęściej od kilkudziesięciu do nawet kilkuset tysięcy złotych miesięcznie, w zależności od wpływu stanowiska na wynik operacyjny.

Kiedy Executive Search ma największy sens?

Gdy stanowisko wpływa na EBITDA, marżę, klientów, bezpieczeństwo operacyjne lub realizację strategii.

Czy warto prowadzić proces samodzielnie?

Tak, jeśli organizacja posiada dostęp do rynku i jasno zdefiniowaną rolę. W przypadku stanowisk krytycznych koszt błędu często uzasadnia wsparcie ekspertów.

Jak mierzyć ROI Executive Search?

Porównując koszt procesu z ograniczonym kosztem wakatu, unikniętym kosztem błędnej decyzji oraz odzyskanymi korzyściami biznesowymi.

Dlaczego projekty Executive Search są skuteczniejsze?

Ponieważ koncentrują się na diagnozie problemu biznesowego, a nie wyłącznie na pozyskaniu kandydatów.

Strategiczny wniosek

Największym zagrożeniem dla firmy rzadko jest sam wakat. Największym zagrożeniem jest przekonanie, że organizacja może bez końca funkcjonować w trybie zastępczym.

Każdy tydzień bez właściciela kluczowego obszaru oznacza dodatkowy koszt, utracone korzyści i większe ryzyko błędnej decyzji.

Jeżeli wakat zaczyna wpływać na marżę, terminowość, bezpieczeństwo operacyjne lub realizację strategii, warto przeanalizować możliwe scenariusze działania zanim koszt problemu zacznie przekraczać koszt rozwiązania.

Skontaktuj się z ekspertami be5 GROUP

Więcej o be5 GROUP:

Autor: Jacek Płuciennik