Największy koszt zarządu to wakat, nie Direct Search

Autor: Jacek Płuciennik | be5 GROUP Executive Search Polska

Data: 4 września 2026

Czas czytania: 7 minut

Maszyna stoi rzadko. Decyzje stoją znacznie częściej - i kosztują więcej. Gdy firma przez miesiące nie ma osoby, która bierze odpowiedzialność za wynik zakładu, sprzedaży, finansów lub operacji, zarząd często koncentruje się na koszcie usługi zewnętrznej. Tymczasem największy koszt zarządu to wakat, nie Direct Search. Faktura za poszukiwanie lidera jest widoczna. Utracona marża, spadek OEE, opóźniony CAPEX i klient, który właśnie przeniósł wolumen do konkurencji - zwykle nie są zapisane w jednym miejscu.

Najkrótsza odpowiedź

Wakat na stanowisku krytycznym biznesowo nie jest problemem kadrowym. To okres, w którym wynik nie ma właściciela, a organizacja działa na decyzjach zastępczych. Im dłużej trwa, tym większe jest ryzyko, że firma nie tylko straci bieżący wynik, lecz także podejmie złą decyzję pod presją.

Direct Search kosztuje raz. Koszt wakatu narasta każdego dnia: w niewykorzystanej mocy produkcyjnej, niewyegzekwowanych działaniach korygujących, wyższych kosztach jakości, zaległych decyzjach zakupowych i osłabionej relacji z klientami. Dlatego Executive Search należy oceniać nie przez pryzmat honorarium, ale przez to, ile ryzyka i utraconej EBITDA pozwala zatrzymać.

Gdy nikt nie jest właścicielem wyniku

W firmie produkcyjnej na południu Polski odejście dyrektora operacyjnego początkowo nie wywołało alarmu. Właściciel uznał, że przez kilka miesięcy obowiązki podzielą między siebie dyrektor produkcji, CFO i prezes. Każdy znał firmę. Każdy miał doświadczenie. Każdy był już jednak odpowiedzialny za własny obszar.

Po pierwszych tygodniach nie wydarzyła się katastrofa. Linie pracowały, zamówienia wychodziły, codzienne spotkania odbywały się jak dotychczas. Problem pojawił się w miejscach, których nikt nie nazwał swoim priorytetem. Dwie reklamacje klienta strategicznego nie dostały jednego właściciela. Decyzja o modernizacji wąskiego gardła utknęła między produkcją a finansami. Plan redukcji braków był omawiany, ale nie egzekwowany.

Po kwartale OEE spadło o kilka punktów procentowych. Nie dlatego, że zespół nagle przestał pracować. Dlatego, że brakowało osoby, która łączyłaby produkcję, jakość, serwis, planowanie i wynik finansowy w jedną decyzję. Koszt wakatu nie wyglądał jak pozycja „brak dyrektora”. Był rozproszony po odpisach, nadgodzinach, ekspresowych transportach i niższej marży na kontraktach.

To typowy paradoks. Zarząd odracza decyzję o uruchomieniu Executive Search, aby ograniczyć koszt. W praktyce kupuje najdroższą opcję: dalszy brak właściciela wyniku.

Największy koszt zarządu to wakat, nie Direct Search

Wakat ma szczególną dynamikę na poziomie zarządu i ról dyrektorskich. Na niższych poziomach organizacja bywa w stanie przejąć część zadań. Przy rolach, które spajają decyzje między działami, zastępstwo często tworzy przeciążenie, konflikty priorytetów i pozorną kontrolę.

CEO przejmuje operacje, więc mniej czasu poświęca klientom, inwestycjom i strategii. CFO blokuje część wydatków, ponieważ nie ma partnera, który potrafi obronić ich zwrot operacyjny. Dyrektor produkcji skupia się na bieżącej realizacji planu, przez co nikt nie prowadzi programu poprawy produktywności. Właściciel wchodzi głębiej w firmę, lecz zamiast zarządzać przyszłością, rozstrzyga codzienne eskalacje.

To nie jest argument, że każdą rolę należy obsadzić natychmiast i za wszelką cenę. Czasem rozsądniej jest przez kilka tygodni zmienić model odpowiedzialności, zweryfikować zakres decyzji lub wykorzystać sukcesję wewnętrzną. Warunek jest jeden: zarząd musi świadomie policzyć, co ryzykuje i kto realnie odpowiada za wynik w okresie przejściowym.

Jeżeli odpowiedź brzmi „wszyscy trochę”, najczęściej oznacza „nikt w pełni”.

Przykład liczbowy: 90 dni, które obniżają EBITDA

Załóżmy zakład z miesięczną sprzedażą 20 mln zł i marżą EBITDA na poziomie 9%. Dyrektor odpowiedzialny za operacje odchodzi, a jego obowiązki są rozdzielone na trzy osoby. W ciągu trzech miesięcy spadek OEE o 3 punkty procentowe, wzrost braków oraz niewdrożona korekta planu produkcyjnego obniżają efektywną realizację o zaledwie 2%.

2% z 20 mln zł to 400 tys. zł miesięcznie sprzedaży zagrożonej lub przesuniętej. Sama utrata marży EBITDA przy takim poziomie wynosi 36 tys. zł miesięcznie. To jednak ostrożne wyliczenie, bo nie obejmuje kosztów ekspresowych dostaw, kar umownych, rabatów dla utrzymania klienta, czasu zarządu ani kosztu opóźnionego CAPEX.

Jeżeli w rezultacie firma traci jeden kontrakt o rocznej wartości kilku milionów złotych, dyskusja o honorarium za rekrutację dyrektorów przestaje być dyskusją o koszcie. Staje się dyskusją o tym, dlaczego zarząd tak długo tolerował brak osoby zdolnej przejąć odpowiedzialność za decyzję.

„W krytycznej roli nie płaci się za znalezienie człowieka. Płaci się za odzyskanie właściciela wyniku, zanim koszt zaniechania trafi do EBITDA.” - Jacek Płuciennik, be5 GROUP

Dlaczego rynek nie rozwiązuje tego problemu sam

Najlepsi liderzy produkcji, finansów i operacji rzadko zmieniają organizację dlatego, że aktywnie przeglądają rynek. Zwykle prowadzą istotne projekty, odpowiadają za zespoły i mają wpływ na wynik obecnej firmy. Są kandydatami pasywnymi, a dotarcie do nich wymaga rozmowy o skali odpowiedzialności, mandacie decyzyjnym i realnym problemie biznesowym do rozwiązania.

Dlatego rekrutacja managerów prowadzona wyłącznie przez napływ zainteresowania może dać poczucie aktywności, ale nie musi dać dostępu do właściwego rynku. W trudnych rolach Direct Search nie jest dodatkiem do procesu. Jest sposobem dotarcia tam, gdzie nie ma widocznej podaży.

Jim Collins pisał o potrzebie właściwych ludzi w organizacji, ale w realiach przemysłowych samo „właściwe nazwisko” nie wystarczy. Zarząd musi najpierw jasno określić, jakiego wyniku oczekuje: odbudowy marży, stabilizacji jakości, przeprowadzenia CAPEX, odzyskania klienta czy przygotowania sukcesji. Bez tej diagnozy firma może szybko zatrudnić osobę do niewłaściwie zdefiniowanego problemu.

To właśnie tu najczęściej powstaje koszt błędnej decyzji. Nie w momencie podpisania umowy, lecz wcześniej - gdy organizacja myli brak człowieka z brakiem odpowiedzialności, mandatu albo kierunku.

Sukcesja nie zaczyna się po odejściu lidera

Wiele firm mówi o sukcesji dopiero wtedy, gdy lider składa wypowiedzenie, choruje albo przechodzi do konkurencji. Wtedy nie ma już sukcesji. Jest rekrutacja kryzysowa, prowadzona pod presją czasu i z ograniczoną zdolnością zarządu do spokojnej oceny ryzyka.

Dojrzała sukcesja oznacza wskazanie ról, których brak natychmiast uderza w business continuity. Nie chodzi o tworzenie rozbudowanych programów HR. Chodzi o prostą odpowiedź: które decyzje przestaną zapadać, jeśli konkretna osoba zniknie jutro, oraz ile będzie kosztował każdy miesiąc tej luki.

W firmach produkcyjnych warto szczególnie sprawdzić role związane z ciągłością operacji, relacją z kluczowymi klientami, płynnością finansową, jakością i inwestycjami. To tam brak właściciela decyzji najszybciej zamienia się w koszt wakatu.

FAQ

Czy Direct Search zawsze jest uzasadniony?

Nie. Jeżeli firma ma sprawdzoną sukcesję, jasno wyznaczonego następcę i krótki okres przejściowy, zewnętrzne wsparcie może nie być potrzebne. Direct Search jest uzasadniony wtedy, gdy rola jest krytyczna, rynek kandydatów jest wąski, a koszt dalszego wakatu przewyższa koszt szybkiego dotarcia do kandydatów pasywnych.

Jak zarząd powinien policzyć koszt wakatu?

Należy zacząć od decyzji, które nie zapadają, oraz wskaźników, za które odpowiadała dana rola. W produkcji będą to zwykle OEE, braki, terminowość, koszty jakości i realizacja CAPEX. W sprzedaży - marża, pipeline oraz retencja klientów. W finansach - płynność, należności, finansowanie i jakość decyzji inwestycyjnych. Następnie trzeba dodać koszt czasu zarządu i ryzyko utraty kluczowych relacji.

Czy szybkie zatrudnienie nie zwiększa ryzyka błędu?

Zwiększa, jeśli szybkość oznacza obniżenie kryteriów. Nie zwiększa, gdy tempo wynika z precyzyjnej diagnozy, bezpośredniego dotarcia do rynku i oceny zdolności do rozwiązania konkretnego problemu biznesowego. Celem Executive Search Polska nie jest zamknięcie procesu dla samego zamknięcia. Celem jest ograniczenie jednocześnie kosztu wakatu i ryzyka nietrafionej decyzji.

Wniosek dla zarządu

Pytanie nie brzmi: „ile kosztuje rekrutacja kierowników lub rekrutacja dyrektorów?”. Właściwe pytanie brzmi: „ile kosztuje nas każdy tydzień bez osoby, która ma mandat, kompetencje i odpowiedzialność za ten wynik?”.

Jeżeli odpowiedź jest niejasna, warto przeprowadzić audyt kosztu wakatu zanim problem pojawi się w raporcie finansowym jako kolejna „niewyjaśniona” utrata marży. be5 GROUP wspiera zarządy wtedy, gdy stawką nie jest obsadzenie pozycji, lecz odzyskanie kontroli nad wynikiem, EBITDA i ciągłością decyzji.

Najdroższa decyzja personalna nie zawsze polega na zatrudnieniu niewłaściwej osoby. Czasem polega na zbyt długim czekaniu, aż koszt braku właściwej osoby stanie się widoczny dla wszystkich.