Dlaczego firmy zaczynają executive search za późno?

Autor: Jacek Płuciennik

Data publikacji: 17 sierpnia 2026

Czas czytania: 7 min

Executive Summary

Wakat na stanowisku CFO, COO, Dyrektora Produkcji czy Plant Managera nie jest pustym miejscem w strukturze. To luka w odpowiedzialności za marżę, OEE, CAPEX, płynność, jakość i terminowość realizacji. Im później zarząd uruchamia Executive Search, tym mniejsza jest pula realnie dostępnych liderów i tym większa pokusa, aby zatrudnić osobę „wystarczająco dobrą”.

W Executive Search Polska przewaga nie polega na szybkim zebraniu nazwisk. Polega na rozpoczęciu decyzji zanim organizacja zacznie płacić za jej brak. be5 GROUP od 2002 roku pracuje z firmami przemysłowymi i technicznymi przy stanowiskach, na których błąd personalny może kosztować więcej niż wielomiesięczny wakat.

Problem: zarząd reaguje na wakat, zamiast zarządzać ryzykiem

Najczęstszy scenariusz wygląda podobnie. Dyrektor Produkcji sygnalizuje odejście, COO przejmuje część jego decyzji, a zarząd uznaje, że „przez kilka tygodni damy radę”. Potem pojawia się opóźniony projekt inwestycyjny, eskalacja problemu jakościowego albo utrata kontroli nad wydajnością linii. Dopiero wtedy rusza rekrutacja managerów.

To nie jest kwestia braku świadomości znaczenia stanowiska. Zwykle problemem jest fałszywe przekonanie, że rynek natychmiast dostarczy właściwego następcę. Tymczasem kandydaci zdolni prowadzić zakład, restrukturyzować produkcję, poprawiać OEE lub przejąć odpowiedzialność za P&L zazwyczaj nie są aktywni na rynku. Trzeba do nich dotrzeć poprzez Direct Search, rozmawiać o konkretnej skali wyzwania i zweryfikować, czy ich doświadczenie pasuje do sytuacji biznesowej firmy.

Czas nie pracuje tu na korzyść pracodawcy. Gdy rekrutacja zaczyna się po odejściu lidera, komunikat dla rynku brzmi często: firma ma pilny problem i oczekuje szybkiego ratunku. Silni managerowie wyczuwają tę presję. Nie podejmują decyzji tylko dlatego, że stanowisko jest wysokie w hierarchii.

„Wakatu na stanowisku krytycznym nie można mierzyć liczbą dni bez człowieka. Trzeba mierzyć go liczbą decyzji, których nikt nie podjął albo które podjęto bez pełnej odpowiedzialności.” - Jacek Płuciennik - Executive Search Polska

Konsekwencje: koszt nie zaczyna się w dniu odejścia

Koszt wakatu narasta często jeszcze przed formalnym rozstaniem. Lider, który podjął decyzję o odejściu, rzadko inicjuje projekty wymagające długoterminowej odpowiedzialności. Zespół odczytuje niepewność, partnerzy wewnętrzni przesuwają priorytety, a decyzje CAPEX trafiają do kolejki. W produkcji taka kolejka szybko przekłada się na konkretny wynik.

Jeżeli Plant Manager nie ma następcy, jego obowiązki przejmuje zwykle Dyrektor Produkcji albo COO. Na początku wydaje się to racjonalne. Po kilku miesiącach osoba zarządzająca dwoma poziomami odpowiedzialności zaczyna pracować reaktywnie. Sprawy operacyjne wypierają decyzje strategiczne, a zarząd traci partnera do prowadzenia zmian.

W firmie o kilku zakładach nawet 1 punkt procentowy utraty OEE może oznaczać efekt odczuwalny w wyniku operacyjnym. Nie każda luka kadrowa wywoła taki spadek, ale ryzyko rośnie szczególnie wtedy, gdy wakat dotyczy stanowiska odpowiedzialnego za utrzymanie ruchu, produkcję, jakość lub planowanie. W przypadku CFO konsekwencją może być wolniejsze zarządzanie należnościami, gorsza dyscyplina kosztowa albo opóźnienie decyzji finansujących rozwój.

Dlaczego executive search za późno ogranicza wybór

Późne rozpoczęcie Executive Search zmienia kryteria decyzji. Firma, która ma czas, pyta: kto realnie podniesie wynik i poprowadzi zmianę? Firma pod presją pyta: kto może zacząć najszybciej? To zasadnicza różnica.

Szybka dostępność nie jest wadą, podobnie jak długi okres pozostawania w obecnej organizacji nie jest automatycznie zaletą. Problem pojawia się wtedy, gdy dostępność staje się dominującym kryterium. Wtedy rośnie koszt błędnej rekrutacji: wynagrodzenie, utracony czas zespołu, nietrafione decyzje, spadek zaufania i konieczność powtórzenia procesu.

Skuteczność Executive Search wynosi 73% wtedy, gdy decyzja jest precyzyjnie zdefiniowana, a nie wtedy, gdy lista kandydatów jest najdłuższa. Dla zarządu oznacza to konieczność ustalenia przed startem trzech kwestii: jaki wynik ma dowieźć lider w pierwszych 12-18 miesiącach, które doświadczenia są bezwarunkowe oraz gdzie organizacja może świadomie zaakceptować kompromis.

Koszt: wakat i błędna decyzja to dwa różne ryzyka

Wiele firm porównuje koszt Executive Search wyłącznie z kosztem wynagrodzenia nowego lidera. To błędna perspektywa. Prawidłowe porównanie obejmuje koszt wakatu, koszt utraconych korzyści i koszt błędnej rekrutacji.

Załóżmy, że zakład realizuje projekt poprawy wydajności, który ma przynieść 2 mln zł rocznie oszczędności. Brak Plant Managera opóźnia decyzje i wdrożenie o sześć miesięcy. Nawet bez dodatkowych problemów operacyjnych firma traci potencjalnie około 1 mln zł efektu w danym roku. Do tego dochodzi ryzyko, że przeciążony zespół nie utrzyma jakości albo nie zrealizuje planu produkcyjnego.

Nie każdy wakat kosztuje milion. Skala zależy od branży, marży, liczby zakładów, złożoności procesu i etapu rozwoju firmy. Zasada pozostaje jednak taka sama: im bardziej stanowisko wpływa na wynik, tym mniej racjonalne jest odkładanie decyzji o poszukiwaniu następcy.

Rozwiązanie: uruchomić decyzję przed kryzysem

Dojrzałe organizacje nie prowadzą sukcesji wyłącznie w odniesieniu do prezesa. Analizują role, których utrata blokuje wynik: CFO, COO, Dyrektor Sprzedaży, Dyrektor Produkcji, Plant Manager oraz liderów C-Level odpowiadających za transformację, technologię lub kluczowe relacje z klientami.

Nie oznacza to utrzymywania stale otwartego procesu dla każdego stanowiska. Oznacza zbudowanie mapy ryzyka: które role są krytyczne, kto może tymczasowo przejąć odpowiedzialność, jak długo organizacja wytrzyma bez docelowego lidera i z jakiego rynku należy go pozyskać. Takie przygotowanie skraca czas działania bez obniżania jakości decyzji.

Executive Search ma szczególną wartość tam, gdzie firma potrzebuje kandydatów pasywnych, a stanowisko wymaga udowodnionego doświadczenia w podobnej skali operacyjnej. Nie chodzi o kopiowanie profilu obecnego lidera. Czasem firma potrzebuje stabilizatora, a czasem osoby, która podważy dotychczasowe założenia i przeprowadzi trudną zmianę. To dwa odmienne mandaty.

Przykład: zakład produkcyjny przed ekspansją

Firma produkcyjna planowała uruchomienie nowej linii i wzrost wolumenu o około 30%. Dyrektor Produkcji zapowiedział odejście, ale zarząd przez dwa miesiące próbował rozłożyć jego obowiązki między istniejących managerów. Decyzję o Direct Search podjęto dopiero po przesunięciu harmonogramu inwestycji.

Po doprecyzowaniu mandatu okazało się, że firma nie potrzebuje wyłącznie doświadczonego dyrektora operacyjnego. Potrzebowała lidera, który prowadził rozruch nowej technologii, potrafił ustabilizować jakość i zarządzać zespołem w okresie wzrostu. Zmiana definicji stanowiska była ważniejsza niż tempo pierwszych rozmów. Finalnie zatrudniono managera z doświadczeniem w podobnym środowisku, a zarząd odzyskał kontrolę nad projektem zamiast dalej zarządzać doraźnym zastępstwem.

FAQ

Kiedy należy uruchomić Executive Search?

Gdy pojawia się realne ryzyko odejścia, spadku dostępności lidera albo potrzeba zmiany kompetencji na stanowisku. Nie warto czekać na ostatni dzień obecności managera.

Czy każda rekrutacja managera wymaga Direct Search?

Nie. Direct Search jest uzasadniony przy rolach krytycznych, trudnych do obsadzenia i wymagających dotarcia do kandydatów pasywnych. Przy mniej strategicznych stanowiskach może być rozwiązaniem zbyt szerokim.

Jak zarząd mierzy koszt wakatu?

Przez wpływ na przychód, marżę, OEE, projekty CAPEX, jakość, płynność i tempo decyzji. Sama nieobsadzona pozycja w strukturze nie pokazuje pełnej skali kosztu.

Co jest groźniejsze: długi wakat czy błędna rekrutacja?

To zależy od stabilności organizacji i zakresu odpowiedzialności stanowiska. Długi wakat osłabia wynik stopniowo, a błędna decyzja może go pogorszyć szybciej i dodatkowo zablokować kolejną próbę zatrudnienia.

Czy sukcesja eliminuje potrzebę Executive Search?

Nie zawsze. Sukcesja pokazuje, czy firma ma wewnętrzną gotowość. Executive Search daje alternatywę, gdy potrzebna jest kompetencja, której organizacja jeszcze nie zbudowała.

Strategiczny Wniosek

Późny start Executive Search nie jest problemem HR. Jest decyzją biznesową o zaakceptowaniu rosnącego ryzyka: słabszego wyniku, wolniejszych inwestycji i zawężonego wyboru liderów. Zarząd, który identyfikuje role krytyczne przed kryzysem, kupuje sobie nie proces, lecz czas na dobrą decyzję.

Jeżeli wakat dotyczy stanowiska odpowiedzialnego za wynik firmy, nie czekaj, aż tymczasowe rozwiązanie stanie się kosztowną normą. Skontaktuj się z be5 GROUP, aby ocenić ryzyko i zdefiniować decyzję, która zabezpieczy wynik organizacji.