Jeszcze szukamy sami. Tak brzmi polecenie z HQ

„Jeszcze szukamy sami. Takie polecenie przyszło z HQ” wydłuża wakat i kosztuje EBITDA. Sprawdź, kiedy Executive Search chroni ciągłość produkcji w Polsce.

Autor: Jacek Płuciennik | be5 GROUP

Data: 8 września 2026

Czas czytania: 7 minut

„Jeszcze szukamy sami. Takie polecenie przyszło z HQ.” To zdanie pada zwykle wtedy, gdy lokalna organizacja dobrze rozumie skalę problemu, ale nie ma jeszcze mandatu, by go rozwiązać. Dyrektor zakładu odszedł, COO przejął jego obowiązki, produkcja działa siłą rozpędu, a HR ma kontynuować działania wewnętrzne. Centrala widzi koszt usługi. Lokalny zarząd widzi natomiast koszt każdego kolejnego tygodnia bez człowieka, który podejmuje decyzje.

To nie jest spór o kanał pozyskania kandydata. To konflikt między pozorną oszczędnością a odpowiedzialnością za marżę, terminowość dostaw i ciągłość operacyjną. Im wyżej w strukturze powstaje wakat, tym szybciej przestaje być problemem HR. Staje się problemem zarządu.

„Jeszcze szukamy sami” - co naprawdę oznacza polecenie z HQ

W firmach produkcyjnych takie polecenie ma często rozsądne źródło. Grupa chce utrzymać kontrolę nad kosztami, wykorzystać własne zasoby albo najpierw sprawdzić rynek, który jest już widoczny. Problem zaczyna się wtedy, gdy ta decyzja nie ma terminu granicznego, właściciela wyniku ani wspólnie uzgodnionej definicji sukcesu.

Dla centrali wakat dyrektora produkcji czy Plant Managera może być pozycją na liście otwartych potrzeb. Dla lokalnego biznesu oznacza jednak, że decyzje o obsadzie zmian, priorytetach jakościowych, relacjach z kluczowymi klientami i inwestycjach CAPEX podejmują osoby już obciążone własnym zakresem odpowiedzialności. Zastępstwo jest konieczne, ale nigdy nie jest neutralne dla biznesu.

Najbardziej kosztowny scenariusz nie wygląda jak kryzys. Zakład nadal realizuje produkcję. Spotkania się odbywają. Raporty są wysyłane. Dopiero po kilku miesiącach widać konsekwencje: wzrost nadgodzin, spadek dyscypliny wykonawczej, przesunięte decyzje zakupowe, więcej ekspresowych transportów i klienta, który zaczyna pytać o stabilność dostaw.

„Firmy rzadko przegrywają przez brak kandydatów. Znacznie częściej przegrywają przez zbyt późne decyzje personalne.” - Jacek Płuciennik

Koszt problemu nie kończy się na nieobsadzonym wakacie

W jednej z organizacji produkcyjnych z kapitałem zagranicznym wakat na stanowisku odpowiedzialnym za zakład zatrzymał się na etapie samodzielnych działań przez czternaście tygodni. Firma zatrudniała ponad 400 osób, obsługiwała wymagających odbiorców przemysłowych i była w trakcie programu poprawy wydajności. Formalnie obowiązki przejął regionalny COO. W praktyce między zakładami, klientami i raportowaniem do grupy nie był w stanie prowadzić codziennego zarządzania operacyjnego.

Koszt nie wynikał z jednej pozycji budżetowej. Obejmował obniżoną przewidywalność produkcji, większą liczbę decyzji eskalowanych do centrali, opóźnione działania korygujące i utraconą energię zespołu kierowniczego. CFO oszacował, że każdy miesiąc przedłużającego się wakatu generował około 180 tys. zł kosztu i ryzyka w marży operacyjnej. Nie była to kara księgowa wpisana w jeden wiersz P&L. Był to efekt wielu małych ustępstw, które w zakładzie produkcyjnym szybko zamieniają się w realną presję na EBITDA.

To właśnie dlatego pytanie nie powinno brzmieć: „Czy zewnętrzne Executive Search jest potrzebne?”. Właściwe pytanie brzmi: „Ile kosztuje nas utrzymanie obecnego modelu przez kolejne 30, 60 i 90 dni?”.

Błędne wcześniejsze działania: czas zamiast decyzji

W tej sytuacji lokalny HR działał poprawnie w ramach przyjętych ograniczeń. Problem nie polegał na braku zaangażowania ani na jakości koordynacji. Organizacja przez kolejne tygodnie rozszerzała zakres poszukiwań, doprecyzowywała oczekiwania i czekała na sygnał, że rynek sam dostarczy właściwe rozwiązanie.

Jednocześnie profil roli zmieniał się przy każdej rozmowie zarządczej. Raz priorytetem była poprawa OEE, później stabilizacja jakości, a następnie doświadczenie w relacjach z centralą i prowadzeniu inwestycji. Każdy z tych wymogów był uzasadniony. Razem tworzyły jednak mandat, którego nie można było skutecznie realizować bez bezpośredniego dotarcia do liderów, którzy nie są aktywni na rynku.

Samodzielne działania często kończą się na osobach, które są dostępne. Krytyczne role wymagają natomiast dotarcia do ludzi, którzy obecnie dowożą wynik w innym zakładzie, prowadzą transformację albo są związani z firmą przez ważny projekt. Taki kandydat nie reaguje na standardowy komunikat. Rozmawia wtedy, gdy rozumie skalę decyzji biznesowej, mandat właścicielski i realny wpływ, jaki może mieć na organizację.

Rozwiązanie: Direct Search oparty na celu biznesowym

Po czternastu tygodniach zarząd lokalny uzyskał zgodę na uruchomienie projektu Direct Search z be5 GROUP. Punkt wyjścia nie był opisem stanowiska, lecz decyzją biznesową: zakład potrzebował lidera, który w ciągu pierwszych miesięcy przywróci rytm zarządzania, zabezpieczy program wydajnościowy i odzyska zaufanie dwóch najważniejszych klientów.

To zawęziło poszukiwania, ale jednocześnie znacząco podniosło ich jakość. Liczyło się nie tylko doświadczenie w podobnej branży. Kluczowe było prowadzenie zakładu pod presją wyniku, umiejętność pracy w międzynarodowej strukturze oraz wiarygodność wobec doświadczonej kadry operacyjnej. W przypadku firmy przemysłowej niewłaściwie dobrany lider nie jest po prostu nietrafioną decyzją personalną. Może zatrzymać inwestycję, rozbić zespół i pogorszyć relacje z klientami, których odzyskanie trwa lata. Opisałem to na Linkedin w poście który uzyskał ponad 50 tys wyświetleń i kilkaset komentarzy.

Zespół be5 GROUP dotarł do menedżerów pasywnych, którzy nie byli dostępni w dotychczasowym obiegu rynkowym. Rozmowy prowadzono wokół sytuacji zakładu, odpowiedzialności za wynik i zakresu decyzyjności, a nie wokół ogólnego komunikatu o zmianie pracodawcy. Po 23 dniach zarząd miał krótką grupę osób zdolnych objąć odpowiedzialność za cel biznesowy. Finalna decyzja zapadła w 38 dniu projektu.

Efekt biznesowy: przywrócona odpowiedzialność za wynik

Nowy lider wszedł do organizacji w momencie, gdy część kluczowych decyzji była już opóźniona. W pierwszym kwartale uporządkował odpowiedzialność na produkcji, przywrócił codzienny rytm operacyjny i zamknął eskalacje, które wcześniej trafiały bezpośrednio do COO. Terminowość dostaw wzrosła z 92% do 96%, a program poprawy wydajności nie został odłożony na kolejny rok budżetowy.

Nie byłoby uczciwe przypisywać całego wyniku jednej osobie. Wynik zbudował zespół zakładu. Właściwy lider sprawił jednak, że ten zespół mógł ponownie podejmować decyzje we właściwym tempie, zamiast zarządzać niepewnością. To zasadnicza różnica między obsadzeniem wakatu a rozwiązaniem problemu biznesowego.

Dla CFO najważniejsza była ochrona planowanej marży. Dla COO - odzyskanie czasu na zarządzanie całą siecią operacyjną. Dla HR - zamknięcie ryzyka, że po wielu miesiącach organizacja podejmie decyzję pod presją i zatrudni osobę, która nie udźwignie mandatu. Zarząd odzyskał business continuity bez dalszego przesuwania odpowiedzialności na zastępców.

Kiedy warto zakwestionować decyzję centrali

Nie każda sytuacja wymaga od razu Executive Search. Jeśli rola ma stabilny zakres, istnieje realny następca wewnątrz organizacji, a koszt wakatu jest ograniczony, samodzielne działania mogą być właściwe. Problem pojawia się wtedy, gdy stanowisko decyduje o produkcji, klientach, inwestycjach, wyniku finansowym albo bezpieczeństwie realizacji planu.

Warto wtedy wrócić do centrali nie z argumentem o potrzebie wsparcia rekrutacyjnego, lecz z liczbami. Ile kosztował ostatni miesiąc wakatu? Jakie decyzje zostały przesunięte? Kto faktycznie przejął odpowiedzialność i czego nie robi w tym czasie? Jak długo organizacja może utrzymywać taki model bez wpływu na marżę oraz klientów?

Taka rozmowa zmienia perspektywę. HQ przestaje oceniać koszt zewnętrznej usługi, a zaczyna porównywać go z kosztem braku właściwego człowieka w krytycznym miejscu organizacji.

Jeżeli podobny problem występuje również w Państwa organizacji, warto policzyć koszt kolejnych 30 dni wakatu, zanim centrala ponownie zdecyduje, że „jeszcze szukamy sami”. Rozmowa o Executive Search powinna zacząć się od wyniku, który trzeba ochronić - bo to wynik, a nie sam wakat, jest dziś zagrożony.